Sesiones y Asistencias

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Conceptos básicos

Los módulos de Sesiones y Asistencias permiten gestionar la participación de las personas inscritas a eventos multisesión, es decir, aquellos que no se realizan en una única fecha y hora (por ejemplo, una conferencia) sino que se desarrollan a lo largo de un determinado periodo de tiempo en diferentes momentos (por ejemplo, un curso de formación). El módulo Sesiones permite definir el calendario del evento, ya sea de forma manual, ya sea mediante el asistente para creación de sesiones periódicas. El módulo Asistencias permite realizar el seguimiento de la participación de cada persona en cada sesión del evento.

 

Creación manual de una sesión

Al crear una sesión debe indicarse obligatoriamente el evento al cual pertenece así como su fecha y hora de inicio y de finalización. Como en casos similares, si la sesión se crea desde el subpanel correspondiente en la vista de detalle de un evento, el nombre del evento ya aparecerá consignado en la casilla correspondiente.

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El campo del nombre de la sesión lo cumplimentará automáticamente el CRM en el momento de guardar el registro. Para ello concatenará el nombre del evento y la fecha y hora de inicio de la sesión. En cualquier caso, el usuario puede establecer cualquier otro valor para el campo y el CRM lo respetará.

Además, el CRM también cumplimentará dos campos que por defecto no se muestran en la vista de edición del módulo: el dia de la semana de la sesión (basándose en la fecha de inicio indicada) y su duración. El campo Día de la semana puede ser utilizado para realizar filtros basados en este dato (por ejemplo, para poder seleccionar todas las sesiones de un curso que se realizan en martes y aplicarles un determinado cambio de forma masiva). El campo Duración se usa en los cálculos asociados a la asistencia de las personas inscritas.

Finalmente, puede indicarse la persona responsable de la sesión (docente, organizador, terapeuta, etc. en función de la tipología del evento).

 

Creación de sesiones periódicas

Para los eventos multisesión cuyas sesiones se realizan con determinada periodicidad, como suele suceder, por ejemplo, en un curso de formación, en lugar de crear las sesiones de forma individual y manual puede usarse el asistente de creación de sesiones periódicas. El acceso a dicho asistente está disponible en el menú de acciones de la vista de detalle del evento.

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El asistente funciona de forma equivalente a la funcionalidad disponible en el módulo Calendario para la definición de reuniones periódicas y de forma parecida a otras herramientas de este tipo habitualmente disponibles en otras aplicaciones como clientes de correo electrónico, calendarios o similares.

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En el asistente de creación de las sesiones periódicas debe indicarse:

  • Fecha y hora de inicio de la primera sesión
  • Fecha y hora de finalización de la primera sesión
  • La frecuencia general de repetición, que puede ser diaria, semanal, mensual o anual.
  • El intervalo general de repetición basado en la frecuencia general de repetición. A título de ejemplo, en caso de repetición mensual con intervalo 2, las sesiones se crearían cada dos meses. 
  • La fecha final en la que deben dejarse de crear sesiones periódicas. Puede indicarse mediante el número total de sesiones a crear o explicitando una fecha concreta.

Al guardar se crearán de inmediato los registros de las sesiones que proceda en función de los datos introducidos.

 

Creación manual de una asistencia

Al crear una asistencia deben indicarse obligatoriamente la inscripción y la sesión a las que se va a asociar el registro. Como en casos similares, si la asistencia se crea desde el subpanel correspondiente en la vista de detalle de una sesión o de una inscripción, el nombre dicha sesión o inscripción ya aparecerá consignado en la casilla correspondiente. 

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El campo del nombre de la asistencia lo cumplimentará automáticamente el CRM en el momento de guardar el registro. Para ello concatenará el nombre de la inscripción y la fecha y hora de inicio de la sesión. En cualquier caso, el usuario puede establecer cualquier otro valor para el campo y el CRM lo respetará.

El campo Estado permite realizar el seguimiento de la participación de la persona inscrita en la sesión indicada y puede tomar los siguientes valores:

  • : la persona asiste a la sesión entera
  • Parcial: la persona asiste a la sesión, pero de forma parcial
  • No, justificada: la persona no asiste a la sesión y existe una razón fundamentada para ello
  • No, sin justificar: la persona no asiste a la sesión y se desconoce el motivo o no es un motivo fundamentado

En el cálculo del nivel de asistencia que se describirá posteriormente se tendrán en cuenta solamente las asistencias cuyo estado sea o Parcial.

La Fecha y la Duración de la asistencia, en caso de ser dejadas en blanco, heredarán el valor de la sesión a la que se vincula la asistencia. En el cálculo del nivel de asistencia que se describirá posteriormente se usará el valor del campo Duración, por lo que, si una persona ha asistido de forma parcial a una sesión, puede indicarse en dicho campo el tiempo realmente asistido.

 

Creación diaria automática de asistencias

A pesar de que, tal y como se ha indicado en el apartado anterior, siempre es posible crear asistencias de forma manual, habitualmente será el CRM quien las creará de forma automática. 

En el planificador del CRM existe la tarea programada SinergiaCRM - Generar asistencias a eventos multisesión, cuya función es la de crear diariamente, poco después de medianoche, los registros de asistencia para todas las personas inscritas a las sesiones de cualquier evento que van a tener lugar durante el día. 

Es importante tener en cuenta que solo se crearán asistencias para aquellas inscripciones cuyo Estado sea Confirmado o Participa y cuya Fecha de inscripción sea igual o menor a la del día en curso. Las asistencias se crearán por defecto con el campo Estado en blanco y heredarán la Fecha y la Duración de la sesión correspondiente.

 

Creación de asistencias por creación o modificación de inscripciones

Cuando se cree una inscripción a un evento cuyo Estado sea Confirmado o Participa el CRM automáticamente creará todas las asistencias a aquellas sesiones del evento situadas entre la Fecha de inscripción y la fecha actual. 

Igualmente, si se modifica una inscripción de modo que su Estado pase a ser Confirmado o Participa o se altere su Fecha de inscripción el CRM creará también las asistencias correspondientes, siguiendo el mismo criterio en cuanto a las fechas afectadas.

El valor inicial de los campos de las asistencias creadas será asigndo del mismo modo que se ha indicado en el caso de la creación diaria automática de asistencias en el apartado anterior.

 

Control de asistencia a una sesión

Tal y como se ha explicado en el apartado de Conceptos básicos el objetivo principal de los módulos de Sesiones y Asistencias es el de poder realizar el seguimiento de la participación de las personas inscritas en las diferentes sesiones de un evento, que podemos sintetizar con la familiar expresión "control de asistencia". En circunstancias normales el control de asistencia puede realizarse mediante un simple procedimiento:

1) Se parte de la existencia de un evento con una serie de personas inscritas al mismo y con un calendario de sesiones definido.

2) Cada día que haya una sesión del evento la tarea programada de creación diaria de asistencias generará las asistencias correspondientes.

3) Una vez realizada la sesión, el usuario del CRM encargado de registrar la asistencia real a la sesión se dirigirá a la vista de lista del módulo Asistencias y filtrará el listado en función de la sesión, obteniendo en pantalla las asistencias deseadas. Seleccionará todos los registros y mediante un proceso típico de actualización masiva establecerá a el campo Estado de las asistencias. Si algunas personas no asistieron o asistieron parcialmente a la sesión pueden dejarse fuera de la selección y ser actualizadas posteriormente mediante otra actualización masiva o de forma individual, según la cantidad de registros implicados, los estados y duraciones que quepa indicar y/o los comentarios que quieran añadirse.

Para facilitar aún más el control de asistencia el módulo Sesiones dispone de dos campos:

  • Asistencias totales, que muestra el número de registros del módulo Asistencias vinculados a la sesión.
  • Asistencias validadas, que muestra el número de registros del módulo Asistencias vinculados a la sesión en los que el campo Estado no está vacío, es decir, se ha realizado el control de asistencia.

Ambos campos se calculan automáticamente cuando es necesario. Con estos dos campos es fácil comprobar que las asistencias han sido generadas para una determinada sesión (el número coincide con el de inscritos confirmados o participantes) y también se facilita la constatación de haberse realizado el control de asistencia (el número de asistencias validadas coincide con el de asistencias totales).

 

Cálculo de la asistencia individual total al evento

La incorporación del control de asistencia permite también evaluar el nivel de asistencia global de una persona inscrita a un evento multisesión. Así, por ejemplo, si una persona ha superado cierto umbral mínimo de asistencia a un curso puede tener derecho a la obtención de un diploma.

En el cálculo de la asistencia global intervienen los siguientes campos:

  • Eventos / Horas Totales: contiene la suma de las horas de todas las sesiones relacionadas con el evento. Cada vez que se crea, modifica o elimina una sesión se calcula automáticamente el valor del campo.
  • Inscripciones / Horas Asistidas: contiene la suma de las duraciones de todas las asistencias relacionadas con la inscripción. Cada vez que se crea, modifica o elimina una asistencia se calcula automáticamente el valor del campo.
  • Inscripciones / Porcentaje de asistencia: muestra en forma de porcentaje el resultado de la división entre las horas asistidas por la persona inscrita y las horas totales del evento. Cada vez que se modifica cualquiera de estos dos valores se calcula automáticamente el valor del campo.

 

Consideraciones adicionales

En apartados anteriores se ha explicado que la creación, modificación o reasignación de sesiones o inscripciones puede provocar la creación de asistencias si se cumplen determinados supuestos. Por el contrario, la eliminación de sesiones o inscripciones o su reasignación a eventos distintos no provocará la eliminación de las asistencias eventualmente existentes y que pudieran dejar de ser coherentes con los cambios realizados. Esto es así para evitar la eliminación de asistencias válidas en caso de errores en la manipulación de sesiones, inscripciones o eventos. En consecuencia, si, por ejemplo, se elimina de forma correcta una sesión que tenía asistencias vinculadas, la entidad deberá eliminar también estas asistencias si, como sería lógico, dejan de tener validez una vez eliminada la sesión. En este sentido, se recuerda que siempre que se procede a la eliminación de un registro en cualquier módulo es una buena práctica analizar primero si procede eliminar en otros módulos registros jerárquicamente dependientes del registro que se va a eliminar.