Mail Merge Reports - Combinar correspondencia

From SinergiaCRM
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Conceptos básicos

SinergiaCRM incorpora el módulo Mail Merge Reports, que ofrece una funcionalidad parecida al clásico Combinar correspondencia de MS Word y que permite generar un documento personalizado para un número cualquiera de registros a partir de la combinación de una plantilla y de los datos disponibles en el CRM.

Ejemplos de uso habitual podrían ser los certificados anuales de donaciones para socios y donantes o los diplomas de asistencia a cursos y otros eventos.

El funcionamiento de Mail Merge Reports puede resumirse en los siguientes pasos:

- Seleccionar los campos a incluir y generar una plantilla básica

- Modificar la plantilla básica para lograr que tenga el aspecto y el contenido adecuados

- Aplicar la plantilla a los registros deseados

En los siguientes apartados se describirá cada uno de estos pasos.

Mail Merge Reports puede encontrarse en la pestaña Otros del menú principal.


Creación de una plantilla básica

Aunque Mail Merge Reports permite crear un registro de plantilla siguiendo el procedimiento habitual en cualquier módulo del CRM, suele ser más cómodo usar el asistente. Para ello debe pulsarse en el icono Icono mail merge.JPG.

Inicialmente aparece una lista desplegable que permite seleccionar el módulo principal del que vamos a obtener los campos a introducir en el documento. Elegido el módulo principal, aparecerá debajo la lista de campos que contiene, pudiéndose seleccionar los que se desee incluir en la plantilla. Cabe tener en cuenta que la aparición de la lista de campos puede tardar unos instantes.

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Además de los campos del módulo principal es posible incluir en la plantilla campos procedentes de módulos relacionados. Después de la lista de campos ya mencionada aparecerá una segunda lista con todos los módulos relacionados con el elegido como principal. Haciendo clic sobre el símbolo (+) se mostrarán también los campos de estos módulos, pudiendo seleccionarlos igualmente para su incorporación a la plantilla.

Para finalizar esta primera parte del proceso debe introducirse el nombre de la plantilla, el formato (documento de texto u hoja de cálculo de MS Office u OpenOffice) y el idioma (solo relevante a efectos de un texto de ayuda que por defecto se incluye en la plantilla).

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Plantillas basadas en hojas de cálculo

Las versiones más recientes del módulo incorporan también la posibilidad de crear plantillas basadas en hojas de cálculo. Esto permite, entre otras opciones, que se pueden añadir formulas en las celdas y aplicarlas sobre los datos que se recogerán del CRM.

Para generar este tipo de plantillas basta con indicarlo en la lista desplegable que aparece antes de generar la plantilla básica, tal y como se ha descrito anteriormente:

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Modificar la plantilla básica

La plantilla generada puede ser descargada a través del enlace que aparece en la vista de detalle de la plantilla. Esto permitirá editar su contenido para adaptarla a las necesidades concretas.

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Cuando la plantilla ya esté modificada, deberá editarse el registro del CRM para reemplazar la original (la que ha sido descargada) por la adaptada. En modo de edición, pues, bastará con pulsar el botón Quitar junto al archivo original y subir la versión más reciente.

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Agregar imágenes a una plantilla

Las plantillas permiten mostrar las imágenes almacenadas en determinados módulos del CRM. Es el caso de Personas (campo Fotografía), Documentos y Notas (campo Fichero adjunto, si se trata de una imagen).

Para añadir un campo de imagen en una plantilla hay que incluir en la lista de variables seleccionadas el campo cf_image_file_path:

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Una vez generada la plantilla, hay que descargarla y modificar el código del campo cf_image_file_path, añadiendo las propiedades que indicarán de qué manera se mostrará y tratará la imagen:

[a.cf_image_file_path;ope=changepic;default=current;adjust]

Además, deberá incorporarse al documento una imagen cualquiera que será reemplazada por la imagen vinculada al registro. Dicha imagen temporal deberá ser colocada en el lugar donde se desee que aparezca posteriormente la imagen real:

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Aplicar una plantilla a uno o varios registros

En el menú del botón de acciones de la vista de lista de cualquier módulo se encuentra la función Generar Documento. También puede encontrarse en el menú equivalente de la vista de detalle.

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Dicha función permite aplicar una plantilla al conjunto de registros resultante de realizar una búsqueda o a un subconjunto de ellos. Las plantillas disponibles en cada módulo serán aquellas que hayan sido diseñadas utilizando dicho módulo como el principal de la plantilla.

En el caso de hacerlo a través de una vista de detalle la plantilla se aplicará solamente sobre el registro en cuestión (por ejemplo, para repetir un único diploma que tenía datos erróneos cuando se generaron todos los del curso).

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Mail Merge Reports no permite la aplicación de filtros a los posibles subpaneles incorporados a una plantilla, por lo que en dichos subpaneles aparecerán todos los datos del módulo relacionado vinculados al registro correspondiente del módulo principal. En algunos casos, de ser necesario, puede hacerse una edición posterior del documento resultante para eliminar los datos no deseados.

A modo de ejemplo, si generamos una plantilla sobre "Personas" que incorpore para cada persona una tabla con sus "Formas de pago" será imposible lograr que únicamente aparezcan las formas de pago de tipo "Cuota"; aparecerían todas las formas de pago de las personas seleccionadas.


Adjuntar el documento generado a una nota o a un correo

Las versiones más recientes del módulo permiten adjuntar automáticamente los documentos generados a una nota o a un mensaje de correo electrónico.

1) Si se aplica una plantilla a un único registro a través de su vista de detalle, será posible elegir una de las dos opciones indicadas:

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A continuación aparecerá en pantalla el cliente de correo integrado del CRM con la vista de edición de un mensaje al que se habrá adjuntado el fichero generado. Si, además, el módulo principal de la plantilla aplicada es uno de los que contiene direcciones de correo electrónico (Organizaciones, Personas, etc.) en la casilla Para aparecerá por defecto la dirección de correo del registro. Dicha dirección podrá mantenerse o borrarse y, a su vez, añadir otros posibles destinatarios.

2) Si se aplica una plantilla a uno o más registros a través de la vista de lista, solo aparecerá la opción de adjuntar el documento generado a un mensaje de correo:

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A continuación aparecerá en pantalla el cliente de correo integrado del CRM con la vista de edición de un mensaje al que se habrá adjuntado el fichero generado. Si la plantilla se ha aplicado sobre un único registro y, además, el módulo principal de la plantilla aplicada es uno de los que contiene direcciones de correo electrónico (Organizaciones, Personas, etc.) en la casilla Para aparecerá por defecto la dirección de correo del registro. Dicha dirección podrá mantenerse o borrarse y, a su vez, añadir otros posibles destinatarios. Si la plantilla se ha aplicado sobre varios registros, la casilla Para aparecerá en blanco y será el usuario quien determinará los destinatarios del mensaje.


Un ejemplo práctico: etiquetas postales

1) Crear una primera versión de la plantilla a través del asistente, según lo descrito anteriormente. Bastará con elegir el módulo de Personas y, de éste, los campos necesarios para construir el nombre completo de la persona y su dirección postal.

2) Descargar la plantilla y abrirla en MS Word. Lo más importante es eliminar la marca de salto de página que MailMerge introduce justo al principio del documento (en caso de mantenerla se generaría una etiqueta por página, que no es lo que se desea). Para ello sólo hay que seleccionar la primera línea (la que contiene [a; block = w: body]) y aplicarle estilo Normal.

3) Dar formato de columnas al documento. El número de columnas dependerá del número de etiquetas por fila que se quieran imprimir.

4) Eliminar las etiquetas textuales que preceden a cada campo elegido. Por ejemplo, convertir Nombre: [a.first_name] en [a.first_name], es decir, eliminar Nombre:.

5) Poner los diferentes campos de manera que se construya correctamente la estructura de etiqueta, es decir, algo así:

[a.first_name] [a.last_name]
[a.tipoviaprincipal_c] [a.viaprincipal_c] [a.numeroprincipal_c]
[a.primary_address_postalcode] [a.primary_address_city]

Esto daría una etiqueta del tipo:

Pedro González Pérez
C Salamanca 23
28044 Madrid

6) A partir de aquí ya es cuestión de ajustar estéticamente el documento para que el tamaño de letra, la altura de la etiqueta, etc. encajen adecuadamente. Seguramente habrá que hacer algunas pruebas la primera vez.

7) Volver a subir la plantilla al CRM, sustituyendo a la inicial.

8) Ir al módulo de Personas, realizar una selección de personas, pulsar la opción Generar Documento y elegir la plantilla subida. El resultado debería ser la descarga de un archivo con las etiquetas postales de las personas seleccionadas.

A continuación se ofrecen dos plantillas descargables del resultado que se obtendría para el caso de 2 y 3 columnas, respectivamente:

Ejemplo de etiquetas 8 x 2: Plantilla DIN-A4 con 8 x 2 etiquetas (incluye ejemplo con datos simulados).

Ejemplo de etiquetas 8 x 3: Plantilla DIN-A4 con 8 x 3 etiquetas (70 x 37 mm).

Pueden verse muchos otros ejemplos en el apartado Ejemplos de plantillas.


Consideraciones adicionales

1) Aunque Mail Merge Reports permite trabajar tanto con plantillas de LibreOffice como de Microsoft Office, no es posible garantizar que cualquier plantilla que haya sido generada mediante uno de estos editores de texto sea perfectamente compatible con el otro. En este sentido, se recomienda construir las plantillas de forma específica para cada editor sin convertir o reutilizar plantillas preexistentes.

2) Las versiones más recientes incluyen la opción de limitar el acceso a la generación de documentos según los roles que tenga asignados el usuario. Si en un registro de plantilla no se selecciona ningún rol, todos los usuarios tendrás acceso a generar documentos basados en esa plantilla. Si se seleccionan uno o más roles, solo podrán hacerlo los usuarios que tengan aplicado alguno de esos roles.

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Recursos adicionales

Mail Merge Reports User guide v1.2 (en inglés)


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