Fórmulas de utilidad en las hojas de cálculo

From SinergiaCRM
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En un proceso de migración, para llevar a cabo las tareas relativas a formateo, validación y normalización de datos puede ser de utilidad apoyarse en algunas fórmulas y funciones de la aplicación de hoja de cálculo que se utilice.

A continuación se muestran algunos ejemplos basados en Excel en español, aunque en otras aplicaciones y/o en otros idiomas no deberían ser muy distintos.

Se asume que el dato a analizar o manipular se encuentra en la celda A2.

 

Separar Nombre y Apellidos

Para extraer el nombre de pila podemos usar la siguiente fórmula:

=SI(A2="";"?";SI(ESERROR(ENCONTRAR(" ";A2));A2;EXTRAE(A2;1;ENCONTRAR(" ";A2)-1)))

La fórmula mira si la casilla del nombre completo está vacía. En cas afirmativo, coloca un "?" en la casilla del nombre. Si la casilla no está vacía mira si contiene un espacio. En caso afirmativo, extrae el contenido desde el principio hasta el espacio. Si no hay espacio, se asume que sólo hay nombre de pila y se copia el contenido completo.

Para extraer los apellidos:

=SI(A2="";"?";SI(ESERROR(ENCONTRAR(" ";A2));"?";EXTRAE(A2;ENCONTRAR(" ";A2)+1;200)))

Si la casilla del nombre completo está vacía o no tiene un espacio (sólo tiene nombre, no hay apellido), coloca un "?". En caso contrario, extrae a partir del primer espacio y hasta el final (como no se sabe dónde es el final exactamente, se indica un número grande, 200, y seguro que se acierta).

Después de obtener datos mediante fórmulas suele ser necesario copiarlos y pegarlos sobre sí mismos con la opción "pegado especial valores" para fijar los datos y omitir las fórmulas.

Cabe tener en cuenta que estas fórmulas funcionan bien cuando el nombre de pila es de una sola palabra. Los nombres compuestos (José María, María José) quedaran mal repartidos y deberán ser revisados manualmente.

 

Validar longitudes de campos

Sirve para teléfonos (9 dígitos), códigos postales (5 dígitos), números de cuentas bancarias (24 dígitos para los IBAN españoles), etc.

Añadir una columna junto a la del teléfono y aplicar la siguiente fórmula:

=SI(Y(LARGO(A2)<>9;A2<>"");"error";"")

Con ella se detecta si un teléfono no tiene 9 dígitos. Visualmente los teléfonos erróneos quedarán marcados con la palabra "error" al lado. Si es posible se corrigen y de lo contrario se borran.

Puede aplicarse a cualquier otro dato de longitud fija cambiando el valor 9 por el número que convenga.

 

Normalizar direcciones web

Es habitual que algunas direcciones web expliciten inicialmente el protocolo "http://" y otras, no. Para normalizar el campo, ordenar primero la columna y revisar manualmente posibles errores de prefijo mal escrito. Si quedan muchas URL que no tienen el prefijo, puede aplicarse la siguiente fórmula para arreglarlo masivamente:

=SI(EXTRAE(A2;1;7)<>"http://";CONCATENAR("http://";A2);A2)

Después de la actualización masiva, copiar y pegar con "pegado especial valores".

 

Añadir ceros iniciales en códigos postales

Si se pierden los ceros iniciales en un campo como el código postal porque Excel los interpreta como numéricos, puede corregirse en dos pasos: primero convertir la columna a formato de texto (para que no vuelva a suceder el problema descrito) y a continuación aplicar la fórmula:

=SI(LARGO(A2)=4;CONCATENAR("0";A2);A2)

Como siempre, posteriormente, copiar y pegar valores.

 

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