Consejos generales

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Advertencias de seguridad en Firefox

El navegador Mozilla Firefox sigue unos estandares de seguridad que le llevan a bloquear por defecto determinado contenido, particularmente código Javascript, ampliamente usado en el CRM, sobre todo para la realización de llamadas tipo Ajax que permiten cargar datos en pantalla o realizar determinadas operaciones sin necesidad de recargar completamente la página web actual.

Cuando Firefox efectúa un bloqueo de este tipo el usuario puede experimentar la sensación de estar realizando acciones que no tienen respuesta (no sucede nada al pulsar un botón, no aparecen registros en un subpanel después de haberlos seleccionado en una ventana emergente, etc.).

En estos casos conviene verificar si el navegador está bloqueando parte del contenido de la página. Para ello, debe hacerse clic en el extremo izquierdo de la barra de direcciones, en el símbolo de Información del sitio. Se desplegará un globo como el de la imagen siguiente en el que se indicará si Firefox está o no bloqueando contenido.

Wiki firefox block 01.jpg

En caso afirmativo, debe hacerse clic en la flecha de la derecha. A continuación, debe pulsarse el botón Desactivar la protección esta vez de modo que se autorice la ejecución del código bloqueado.

Wiki firefox block 02.jpg

Existe la posibilidad de desactivar completamente esta protección de Firefox a través de about:config estableciendo security.mixed_content.block_active_content a false. Cabe tener en cuenta que esta configuración se aplicará para cualquier sitio web, no solo para el CRM.

 

Uso de la opción Abrir en nueva pestaña

Todos los navegadores web ofrecen la opción de abrir un enlace en una pestaña nueva, manteniendo la pestaña de origen en la URL en la que se encontraba. Esta opción es muy útil en general para evitar cargas y recargas de una misma página durante la navegación.

En aplicaciones de gestión basadas en web como SinergiaCRM esta utilidad de los navegadores es particularmente interesante. Por ejemplo, si al realizar una búsqueda en un módulo cualquiera se desea visualizar en detalle algunos de los registros resultantes, puede ser mucho más rápido abrirlos cada uno en una pestaña nueva en lugar de abrirlos en la pestaña actual, alternando repetidamente entre el listado y la vista de detalle de cada registro a visualizar. Mientras que en el primer caso el listado sólo se cargaría una vez, en la segunda se cargaría tantas veces como registros a visualizar, con la correspondiente penalización temporal.

 

Configuración de los parámetros de rendimiento del servidor

Determinadas operaciones del CRM, particularmente aquellas que afectan a un número elevado de registros, pueden suponer un elevado consumo de recursos de hardware del servidor e, incluso, el agotamiento de alguno de esos recursos (tiempo máximo de respuesta, memoria disponible, etc.). En estos casos, el usuario puede experimentar síntomas como pantallas en blanco o la desaparición de algunos elementos del interfaz. Ante la sospecha de encontrarse en una de estas situaciones se recomienda formular una consulta en el foro de SinergiaCRM.

 

Error: Límite de 1000 consultas alcanzado en el módulo X

Por razones de seguridad y/o rendimiento, en algunos aspectos el CRM trata de forma diferente a los usuarios administradores y a los usuarios normales. Estos últimos tienen una limitación en cuanto al número de accesos que pueden realizar a la base de datos en el marco de una determinada operación. En algunas ocasiones es posible que aparezca en pantalla un mensaje del tipo 'Error: Límite de 1000 consultas alcanzado en el módulo X' y la operación que se estaba realizando no quede completada. Esto sucede a veces, por ejemplo, al mostrar un listado en pantalla o al tratar de asignar registros a un subpanel. En estos casos hay que realizar una pequeña modificación a nivel de código en la configuración de la aplicación. La entidad afectada por un caso de este tipo puede notificarlo a través del foro de SinergiaCRM.

 

Uso de caracteres comodín en las búsquedas

Una búsqueda de texto sobre un campo determinado devuelve cualquier registro cuyo valor empiece por el texto introducido en el buscador. Ej.: Si se busca "car" en el campo Nombre del módulo Personas, el CRM devolverá Carlos, Carmen, etc.

Si al texto introducido en el buscador se le coloca delante el símbolo de porcentaje (%), entonces dicho texto se buscará en cualquier posición del campo, no sólo al principio. Ej.: Si se busca "%car" el CRM devolverá los mismos resultados que antes pero también añadirá Óscar, Encarna, etc.

El % también podría ponerse en medio del texto buscado. Ej.: Si se busca "c%r", el CRM devolverá Carlos, Carmen, Clara, Cleopatra etc., es decir, cualquier nombre que empiece por c y que en algún punto tenga una r.

El % no es necesario ponerlo al final del texto buscado porque el CRM ya lo incorpora por defecto, como se desprende de los ejemplos anteriores.

También se puede utilizar el símbolo guión bajo (_), como sustituto de un solo carácter. Ej: Si se busca "c_r", el CRM devolverá Carlos, Carmen, Coral, Cornelio, etc. pero no devolverá Clara.

El _ también permite buscar registros que tengan rellenado un determinado campo. Sólo habría que poner "_" en el campo en cuestión al hacer la búsqueda. Cabe recordar que implícitamente siempre hay un % al final.

 

Visualización de datos exportados (.csv) en Excel

El CRM permite exportar datos de cualquier módulo desde la vista de lista seleccionado los registros deseados y marcando la opción Exportar en el desplegable de acciones. Del mismo modo, también es posible exportar los datos resultantes de un informe. Los registros exportados se almacenan en un archivo de tipo CSV (comma-separated values, valores separados por comas) que es descargado al ordenador para su posterior manipulación.

El archivo descargado puede abrirse, básicamente, de dos maneras: mediante un doble clic directo (esté Excel previamente abierto o no) o importando los datos desde el interfaz de Excel. Que los datos exportados se visualicen correctamente en la hoja de cálculo dependerá de diferentes factores: la codificación del fichero, el carácter separador utilizado, la versión de Excel, etc.

 

Configuración de la exportación en el CRM

Al exportar datos, el CRM tiene en cuenta dos opciones de configuración:

- El Delimitador para la exportación, que es el carácter que se va a usar para separar campos en el fichero CSV. Por defecto suele ser una coma, pero podría ser un punto y coma, un tabulador o cualquier otro carácter de este estilo.

- El Juego de caracteres para la importación/exportación, también conocido habitualmente como charset o codificación, indica de qué forma se van a representar los caracteres en el fichero exportado. Las opciones más habituales son ISO-8859-1, usada tradicionalmente para lenguas de Europa occidental basadas en el alfabeto latino, y, sobretodo, UTF-8, estándar actual que permite codificar muchos más caracteres que ISO-8859-1, entre ellos el del euro (€).

Ambas opciones pueden configurarse en el CRM tanto a nivel general en Admin / Sistema / Configuración regional (de modo que se apliquen por defecto a los usuarios de nueva creación) como en la vista de edición de cada usuario, accesible desde Admin / Usuarios / Administración de usuarios. También puede accederse a la vista de edición del propio usuario desde el nombre de usuario que aparece en el menú de la esquina superior derecha del CRM, junto a la expresión Bienvenido/a.

Cabe tener en cuenta que la codificación UTF-8 tiene dos variantes: la estándar y la UTF-8 BOM (byte order mark). Al exportar desde una vista de lista de un módulo se usa la BOM y al hacerlo desde un informe, la estándar. Esto puede ser relevante en el momento de abrir los ficheros CSV en Excel, como se verá a continuación.

 

Apertura de fichero CSV en Excel mediante doble clic

Al abrir directamente un fichero CSV mediante un doble clic, Excel tratará de interpretar el contenido del fichero para mostrarlo correctamente, sustituyendo los separadores y colocando cada campo en una columna. Para que el resultado sea el esperado cabe tener en cuenta los siguientes aspectos:

- Excel interpretará como carácter separador el que esté indicado en la Configuración regional de Windows. Por lo tanto, es necesario que el carácter usado por el CRM y el configurado en Windows sea el mismo. Aunque puede variar ligeramente en función de la versión del sistema operativo esta configuración puede aplicarse en Panel de Control / Reloj, idioma y región / Configuración regional y de idioma / Configuración adicional / Separador de listas.

- Si la codificación del fichero es ISO-8859-1 Excel interpretará correctamente el contenido y lo mostrará bien separado en columnas pero no podrá mostrar caracteres especiales como el del Euro porque la codificación ISO-8859-1 no lo incluye. De hecho, estos caracteres especiales ya no estarán en el fichero CSV exportado del CRM. Cabe tener en cuenta que Excel identifica como ANSI la codificación ISO-8859-1.

- Si la codificación del fichero es UTF-8 estándar (CSV procedente de informe) Excel no sabrá interpretarlo correctamente y, aunque logre separar bien en columnas, no mostrará correctamente caracteres acentuados y similares porque al no reconocer la codificación interpretará el contenido como ISO-8859-1 cuando realmente no lo es. En este caso puede usarse la opción de importación de datos externos que se describe más adelante.

- Si la codificación del fichero es UTF-8 BOM (CSV procedente de vista de lista) Excel interpretará correctamente el contenido, lo mostrará bien separado en columnas y además podrá mostrar caracteres especiales como el del Euro porque la codificación UTF-8 los incluye.

 

Apertura de fichero CSV en Excel mediante importación de datos

Esta opción puede ser algo más larga que la anterior en función del contenido del fichero pero permite afinar más y garantizar que el resultado final es el deseado.

1) Una vez descargado el archivo en nuestro ordenador, abrimos un nuevo documento de Excel.

2) En la pestaña Datos, en el grupo Obtener datos externos, hacemos clic en Desde texto.

Pestaña datos.jpg

3) Aparecerá un asistente que nos preguntará desde qué archivo queremos importar los datos. Seleccionamos el fichero CSV descargado.

4) En el asistente debemos seleccionar cómo están formateados los registros: elegiremos la opción Delimitados. Además deberemos marcar la opción Mis datos tienen encabezados para separar el encabezado. En este paso marcaremos la codificación del archivo, normalmente UTF-8. Cabe tener en cuenta que Excel identifica como ANSI la codificación ISO-8859-1.

Paso1 export csv.png

5) En el siguiente paso, ya que hemos marcado la opción de datos Delimitados, debemos seleccionar con que caracteres se encuentran delimitados los datos. En nuestro caso, por defecto seleccionaremos Coma, pero si se ha configurado el CRM de otra forma se indicará el caracter que proceda.

Paso2 export csv.png

6) En el último paso del asistente podremos seleccionar el formato para cada una de las columnas de datos. Seleccionaremos para cada caso el formato que corresponda. Para ello, elegiremos el tipo de datos (General, Texto o Fecha) y haremos clic sobre la columna a formatear. Repetiremos el proceso para cada columna.

Aunque este paso es opcional, es importante realizarlo para columnas que contengan datos aparentemente numéricos que no deban ser tratados como tal (teléfonos, códigos postales, números de cuenta, etc.). En caso contrario Excel determinará que son datos numéricos y podría eliminar ceros iniciales (caso típico de los códigos postales) o sustituir dígitos finales por ceros por considerarlos no significativos (caso de los números de cuenta).

Paso3 export csv.png

7) Por último, elegiremos en qué punto del libro visualizaremos los datos importados, ya sea en una hoja existente o en una hoja nueva.

Paso4 export csv.png

 

Exportación de campos multilínea

Si entre los campos exportados del CRM hay alguno que sea del tipo área de texto, es decir, que pueda contener un texto con saltos de línea, es posible que Excel no sepa mostrar correctamente los registros una vez realizados los pasos descritos anteriormente. En este caso, el contenido de un campo con saltos de línea puede ser troceado y mostrado en diferentes filas de Excel, obteniéndose un conjunto de datos no manejable en la hoja de cálculo. Si no es posible excluir el campo en cuestión de la exportación, puede tratar de usarse Calc de LibreOffice o la aplicación de hoja de cálculo de Google Sheets, que suelen responder mejor que Excel ante este tipo de datos.

 

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