Tareas programadas de validación de datos

De SinergiaCRM
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La calidad de los datos en el CRM

Un CRM es una base de datos que contiene información relativa a una amplia gama de conceptos relacionados entre sí. Con el paso del tiempo y en función del uso que se le dé, el CRM puede llegar a almacenar una gran cantidad de información. Para que el CRM pueda aportar el valor operativo y estratégico que de él se espera es importante que dicha información esté correctamente estructurada y sea coherente a todos los efectos. Sin embargo, es posible que esto no sea así, por diferentes razones:

- SinergiaCRM ofrece a sus usuarios una notable flexibilidad en la definición y la configuración de uso de los módulos y campos de la aplicación. Esto puede incidir, por ejemplo, en estrategias de cumplimentación de datos con más o menos campos obligatorios.

- SinergiaCRM proporciona diferentes puntos de entrada de datos: el interfaz de usuario del propio CRM, formularios web, importaciones, etc. Cada punto de entrada tiene sus propios mecanismos de validación, algunos más estrictos, otros más laxos.

- El simple paso del tiempo puede precisar que determinados datos del CRM sean actualizados: la edad de una persona, el tipo de relación que una persona tiene con la entidad por alcanzarse una fecha de alta o baja, etc.

Las circunstancias anteriores pueden potencialmente provocar que determinados datos almacenados en el CRM no sean completamente correctos o consistentes. Cuando esto sucede, la ejecución de determinados procesos puede ser ineficiente por la necesidad de modificar datos sobre la marcha o puede proporcionar un resultado incorrecto o incompleto. Puede imaginarse, a modo de ejemplo, el proceso de generación de una remesa de recibos domiciliados que contenga pagos no vinculados a las personas que deben realizarlos, con números de cuenta correctos o que no tengan un mandato asignado, entre otras casuísticas.

A fin de evitar las incidencias, ineficiencias y demás circunstancias no deseables asociadas a una mala calidad de la información, se ha dotado al CRM de un mecanismo de validación automática y periódica de los datos almacenados.


Arquitectura del mecanismo de validación de datos

En síntesis, el mecanismo de validación automática y periódica de datos consiste en la definición de una serie de acciones de validación, cada una con una misión concreta, que se pueden agrupar libremente y vincular a una tarea programada del CRM. Veámoslo con más detalle.

El CRM dispone de un módulo llamado Planificador a través del cual puede programarse la ejecución automática de determinadas tareas con cierta periodicidad. Ejemplos de tareas programadas pueden ser el envío de mensajes de correo vinculados a campañas o la generación de los pagos del mes en curso para las formas de pago recurrentes.

Aprovechando esta funcionalidad, se han definido una serie de acciones de validación que puedan realizar diferentes funciones. A modo de ejemplo: validar números de cuenta o NIF, comprobar que los datos obligatorios de un módulo están proporcionados para todos los registros, actualizar la edad de una persona, etc.

Dada la gran variedad y diversidad de acciones realizables, en lugar de asociar una tarea programada a cada acción de validación, hecho que provocaría un crecimiento notable del número de tareas configuradas y complicaría su gestión, se ha creado un módulo de Acciones de validación y se ha creado una relación muchos a muchos entre este módulo y el Planificador (de tareas programadas). De este modo una tarea programada del Planificador puede realizar un número cualquiera de acciones de validación.

Dichas tareas programadas del Planificador se benefician de las características habituales: libertad para determinar la periodicidad de ejecución, posibilidad de activar o desactivar cada tarea según convenga, etc.

Así pues, con la periodicidad indicada, el Planificador lanzará las diferentes tareas programadas. Cada tarea revisará que acciones de validación tiene asociadas y las ejecutará de forma consecutiva. Al finalizar la última acción se enviará un informe con los resultados obtenidos a las direcciones de correo electrónico de los usuarios administradores del CRM.


Clasificación de las acciones de validación

En cuanto al tipo de intervención que realizan las Acciones de validación pueden ser:

- De actualización: cuando detectan un error pueden repararlo porque tienen suficiente información. El resultado de la intervención es comunicado por correo electrónico a los administradores del CRM. A modo de ejemplo: eliminación de caracteres no permitidos en el NIF, etc.

- Informativas: cuando detectan un error y no pueden repararlo porque no tienen suficiente información. En este caso se notifican por correo a los administradores del CRM, quienes deberán realizar las correcciones necesarias de forma manual. A modo de ejemplo: detección de un NIF o un número de cuenta incorrecto, etc.

En cuanto a los registros sobre los que operan, las Acciones de comprobación pueden ser:

- Completas: actúan sobre todos los datos del módulo.

- Incrementales: actúan sobre los registros modificados desde la última ejecución de la acción.

Gestión de las tareas programadas y de las acciones de validación

Aunque a continuación se van a describir las vías para gestionar las tareas programadas y las acciones de validación, cabe destacar que la mayor parte de estas operaciones no van a ser de uso habitual para los usuarios administradores del CRM. La configuración que viene por defecto en el sistema debería ser válida para un rango amplio de entidades y casuísticas. Es más, se desaconseja la modificación de dicha configuración preestablecida a no ser que se comprenda con precisión el alcance de la intervención que se va a realizar.


Tal y como se ha descrito anteriormente, las acciones de validación se activan mediante su vinculación a una tarea programada del Planificador. Estas tareas son del tipo SinergiaCRM - Validación de datos. Es posible vincular una acción de validación a una de las tareas programadas predefinidas o bien crear nuevas tareas programadas. El acceso al módulo se realiza por Admin / Sistema / Planificador, por lo que sólo los usuarios administradores del CRM pueden acceder a él.


Creación de una tarea programada de validación de datos


Una vez elegida la tarea programada, la vinculación de una acción de validación a una tarea se realiza desde el subpanel de Acciones de validación en la vista de detalle de la tarea. Al pulsar en la opción Seleccionar aparecerá una ventana emergente con el buscador de acciones de vaidación, como es habitual en estos casos. Una vez seleccionadas las acciones deseadas, éstas aparecerán en el subpanel de la tarea programada y habrán quedado planificadas para su ejecución.

Para activar o desactivar una tarea programada se dispone del campo Estado.

También es posible generar nuevas acciones de validación, en este caso desde Admin / SinergiaCRM / Acciones de validación.


Acceso al módulo de Acciones de validación


El módulo permite indicar el nombre de la acción, la descripción, la función que ejecutará y cuando se incluirá el resultado de la acción en el informe: únicamente cuando se detecten errores o se hagan modificaciones de datos, o siempre que se ejecute la acción independientemente de su resultado.


Creación de una accion de validación


La mera creación de la acción no implica su ejecución ya que, como ya se ha indicado, es necesario vincularla a por lo menos una tarea programada.

En la vista de lista del módulo de Acciones de validación podemos ver la Fecha de última ejecución de la acción, independientemente de la tarea programada que la haya lanzado. Cabe tener en cuenta que en las acciones de tipo incremental sólo se revisan los registros modificados desde la última ejecución. Si en algún momento se considera necesario reiniciar la acción revisando todos los registros bastaría con modificar dicha Fecha de última ejecución estableciendo un valor suficientemente antiguo para esta fecha. Lógicamente, la siguiente vez que se vaya a ejecutar esta acción la tarea puede durar más de lo habitual por el hecho de analizar un conjunto más amplio de registros. El campo Informar siempre hace referencia a si la acción se incluirá siempre en el informe o bien si se incluirá únicamente cuando detecte incoherencias o produzca modificaciones.


Vista de lista del módulo Acciones de validación


Listado de acciones de validación

A continuación se relacionan todas las acciones de validación predefinidas en el sistema, así como su vinculación con las correspondientes tareas programadas. También se especifica con qué periodicidad y en qué momento se ejecutan, a qué registros afectan y qué actuaciones realizará el CRM en cada caso.

Acción de validación Descripción Tarea programada Periodicidad Registros comprobados Actuación
Personas - Revisión de los datos principales Comprueba que todos los registros tengan Apellidos, que el Tipo de identificación y el Número de identificación concuerden y que éste último, en caso de existir y ser de tipo NIF o NIE, tenga un formato válido, eliminando implícitamente cualquier carácter no válido presente.

Nota: Si una persona no tiene rellenado el campo Tipo de identificación pero sí tiene un Número de identificación, se asume que este es del tipo NIF/NIE, que es lo más habitual. Para evitar falsos positivos de este tipo se recomienda rellenar el campo Tipo de identificación siempre que se rellene el campo Número de identificación.

Validación general de datos Semanal - Domingo Incremental Informar y actualizar
Personas - Búsqueda de duplicados Busca posibles duplicados por el campo Número de identificación y envia la lista de coincidencias. Validación general de datos Semanal - Domingo Incremental Informar
Personas - Revisión del tipo de relación Comprueba y, de ser necesario, actualiza el campo Tipo de relación de todos los registros a partir los datos del módulo Relaciones Personas. Validación de tipos de relación Diario Conjunto completo Informar
Relaciones Personas - Revisión de los datos principales Verifica que el valor del campo Tipo de relación forme parte del conjunto de valores posibles y que las fechas de alta y baja, en caso de existir, sean coherentes entre sí. Validación general de datos Semanal - Domingo Incremental Informar
Relaciones Personas - Revisión de las relaciones Comprueba que todos los registros tengan un registro vinculado en el módulo Personas. También revisa las tablas que usa internamente el CRM para asegurar su coherencia. Validación general de datos Semanal - Domingo Conjunto completo Informar
Organizaciones - Revisión de los datos principales Comprueba que todas los registros tengan Nombre y que el Número de identificación, en caso de existir, tenga un formato válido, eliminando implícitamente cualquier carácter no válido presente. Validación general de datos Semanal - Domingo Incremental Informar y actualizar
Organizaciones - Revisión del tipo de relación Comprueba y, de ser necesario, actualiza el campo Tipo de relación de todos los registros a partir los datos del módulo Relaciones Organizaciones. Validación de tipos de relación Diario Conjunto completo Informar
Relaciones Organizaciones - Revisión de los datos principales Verifica que el valor del campo Tipo de relación forme parte del conjunto de valores posibles y que las fechas de alta y baja, en caso de existir, sean coherentes entre sí. Validación general de datos Semanal - Domingo Incremental Informar
Relaciones Organizaciones - Revisión de las relaciones Comprueba que todos los registros tengan un registro vinculado en el módulo Organizaciones. También revisa las tablas que usa internamente el CRM para asegurar su coherencia. Validación general de datos Semanal - Domingo Conjunto completo Informar
Interesados - Revisión de los datos principales Comprueba que todos los registros tengan Apellidos, que el Tipo de identificación y el Número de identificación concuerden y que éste último, en caso de existir y ser de tipo NIF o NIE, tenga un formato válido, eliminando implícitamente cualquier carácter no válido presente. Validación general de datos Semanal - Domingo Incremental Informar y actualizar
Inscripciones - Revisión de los datos principales Comprueba que todos los registros tengan Nombre. Validación general de datos Semanal - Domingo Incremental Informar
Inscripciones - Revisión de las relaciones Comprueba que todos los registros tengan una registro vinculado en el módulo Eventos y, al menos, una relación con Personas, Organizaciones o Interesados. Validación general de datos Semanal - Domingo Conjunto completo Informar
Remesas - Revisión de los datos principales Comprueba que todos los registros tengan Nombre. Validación de datos económicos Semanal - Sábado Incremental Informar
Remesas - Revisión de las relaciones Revisa la coherencia del estado de los pagos en relación al estado de la remesa.

Si el estado de la remesa es Abierta, valida que los pagos no se encuentren en estado Pagado, Pendiente ni Anulado; si el estado de la remesa es Generada, valida que todos los pagos se encuentren en estado Remesado; por último, si el estado de la remesa es Enviada, valida que los pagos no se encuentre en estado Remesado, No remesado, Pendiente ni Rechazado TPV.

Validación de datos económicos Semanal - Sábado Conjunto completo Informar
Formas de pago - Revisión de los datos principales Comprueba que todos los registros tengan informado el campo Nombre, que el campo Importe esté informado y tenga un valor numérico superior a 0 y que estén informados y tengan un formato o valor correcto los campos Fecha del primer pago, Periodicidad y Medio de pago.

En las formas de pago cuyo Medio de pago sea Domiciliación también se validan Número de cuenta y Mandato. Del Número de cuenta se eliminan los caracteres no válidos y se comprueba si se trata de un número correcto. Si lo es, se revisa que Mandato esté informado y en caso contrario se genera un valor de forma automática. 

Validación de datos económicos Semanal - Sábado Incremental Informar y actualizar
Formas de pago - Revisión de las relaciones Comprueba que todas las formas de pago estén relacionadas con una Persona u Organización. Validación de datos económicos Semanal - Sábado Conjunto completo Informar
Pagos - Revisión de los datos principales Comprueba que todos los registros tengan informado el campo Nombre, que el campo Importe esté informado y tenga un valor numérico superior a 0 y que estén informados y tengan un formato o valor correcto los campos Fecha de pago, Tipo de pago y Medio de pago.

En los pagos cuyo Medio de pago sea Domiciliación también se validan Número de cuenta y Mandato. Del Número de cuenta se eliminan los caracteres no válidos y se comprueba si se trata de un número correcto. Si lo es, se revisa que Mandato esté informado y si no lo está se intenta recuperar de la Forma de pago vinculada. Si no se puede recuperar se deja en blanco.

Validación de datos económicos Semanal - Sábado Incremental Informar y actualizar
Pagos - Revisión de las relaciones Comprueba que todos los pagos estén relacionadas con una Forma de pago y con una Persona u Organización. Validación de datos económicos Semanal - Sábado Conjunto completo Informar y actualizar

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