Subvenciones

De SinergiaCRM
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Introducción

Pese a que técnicamente la gestión de las subvenciones (llamadas así de forma genérica, pero también consideramos aquí convenios, acuerdos, patrocinios, etc.) podría no contemplarse como un ámbito de gestión de la relación con personas y organizaciones, se trata de un elemento muy relevante para las entidades no lucrativas y perfectamente integrable en SinergiaCRM por diversos motivos:

- Las subvenciones exigen de la entidad el establecimiento de relaciones con personas y/u organizaciones.

- Es un elemento relevante para la captación de fondos y complementario a la gestión de, por ejemplo, cuotas de socios y donantes.

- Las subvenciones se vinculan habitualmente con algún proyecto de la entidad, por lo que conviene que así quede reflejado.

- Los usuarios en la entidad que deban gestionar las subvenciones serán probablemente usuarios de SinergiaCRM en algún otro ámbito.

- Es un entorno desde el que se pueden gestionar también oportunidades de financiación con empresas, administraciones públicas, otras entidades no lucrativas, etc.

- Las funcionalidades necesarias para la gestión de una subvención –llamadas, visitas, relaciones, documentos, etc.– están incorporadas ya de base en SinergiaCRM para la gestión de otros ámbitos.

Cabe recordar, en cualquier caso, que la gestión económico-contable efectiva de la subvención queda fuera del alcance de SinergiaCRM.


Alta de una subvención

El módulo de Subvenciones se encuentra en la pestaña Economía del menú principal. Veamos el proceso de alta de una nueva subvención.


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Los únicos campos requeridos son el nombre de la subvención y la organización convocante de la misma. Otros datos de interés que también pueden indicarse son:

- Fechas relevantes del proceso (presentación, resolución, justificación, etc.). El planificador enviará notificaciones de aviso al usuario gestor de la subvención para recordarle los diferentes plazos.

- La documentación a entregar a la entidad convocante.

- El destino de la subvención: proyecto, persona, otra organización, la propia entidad, etc. En caso de vincularse a un registro de otro módulo (proyecto, persona, organización), la subvención aparecerá en el subpanel correspondiente de la vista de detalle del registro en cuestión.


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- Importes solicitado y concedido.

- Tipo de subvención: subvención, concurso, convenio con empresa, convenio con administración.

- Estado: para facilitar la ordenación, selección y análisis de las subvenciones gestionadas (tanto a nivel global como para cada una de ellas) se les asigna un estado entre los siguientes: Nueva, Redacción, Presentación, Modificación, Concedida, Justificada, Denegada, Descartada.

SinergiaCRM permite, a través del menú del botón de acciones de cualquier vista de detalle, generar un duplicado del registro que aparece en pantalla. En el caso de las subvenciones, con una alta tasa de recurrencia a lo largo de ejercicios sucesivos, esta funcionalidad puede tener un valor especial a fin de generar de forma rápida una nueva subvención mediante copia del registro de la convocatoria anterior. 


Gestión de subvenciones

Al generarse una subvención, aparecen una serie de subpaneles que facilitan al usuario su gestión:


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- Interlocutores: personas implicadas en la gestión del proceso, habitualmente pertenecientes a la organización convocante, pero también podría tratarse de personas de la propia entidad o de terceras organizaciones involucradas.

Una vez vinculados los interlocutores, en el mismo subpanel es posible editar la relación y asignar el rol de cada persona en el proceso: decisor técnico, responsable principal de la decisión, etc.

Es relevante saber que los interlocutores que aparecen inicialmente con la opción de Seleccionar del subpanel son los vinculados a la Entidad convocante (facilita la labor, puesto que, en principio, serán ellos los interlocutores del proceso), aunque se pueden añadir otros interlocutores (de la propia entidad, de otras entidades, etc.) con las capacidades de búsqueda.

- Documentos: puede adjuntarse o vincularse la documentación vinculada al proceso (convocatoria, bases, pliegues, memoria, etc.).

- Actividades: visitas, reuniones, llamadas y tareas vinculadas al proceso de gestión de la subvención.


Tarea programada: Recordatorio de vencimiento de las fechas de la subvención

En el planificador de tareas del CRM existe una tarea programada llamada "SinergiaCRM - Recordatorio subvenciones".

La tarea enviará un mail al usuario asignado a la subvención dependiendo de las fechas límites que contenga dicha subvención.

- Avisará de la fecha de presentación 7 días antes

- Volverá a avisar de la fecha de presentación 1 día antes

- Avisará de la fecha de justificación 7 días antes

- Volverá a avisar de la fecha de justificación 1 día antes

- Avisará de la fecha de resolución 1 día antes

- Avisará de la fecha de anticipación 1 día antes

- Avisará de la fecha de cobro 1 día antes


Solo enviará el mail de aquellas subvenciones que tengan un estado diferente a 'justificada', 'descartada' o 'denegada'.


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