Proyectos

De SinergiaCRM
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Concepto de proyecto

Como primera aproximación, podríamos entender que un proyecto(*) es toda aquella actividad de cierta entidad y duración orientada al cumplimiento de la misión de una organización.

A pesar de que un CRM no es una herramienta orientada a la gestión integral de proyectos, sí es cierto que los proyectos que desarrollan las organizaciones no lucrativas suelen interaccionar con muchos de los actores que el CRM gestiona: equipo técnico, voluntariado, personas destinatarias, donantes, etc. por lo que a menudo resulta relevante que en el mapa de relaciones que el CRM dibuja incluya referencias a la actividad de la entidad, a sus proyectos.

En cualquier caso, la heterogeneidad de tipologías de proyectos que las organizaciones pueden desarrollar obliga a mantener una estructura básica simple en el módulo de Proyectos, que puede ser ampliada mediante la introducción de nuevos campos en el módulo (ver Adaptación de módulos existentes) o mediante la creación de módulos nuevos.

(*) El concepto proyecto es uno de los que más flexibilidad terminológica presenta entre diferentes organizaciones. Algunas, por ejemplo, utilizan denominaciones como programas o servicios para referirse a la misma idea. Aunque ello no condiciona en absoluto la funcionalidad del CRM, cabe recordar la posibilidad de modificar la denominación genérica de cualquier módulo si la entidad usuaria lo requiere (ver Adaptación de los nombres de los módulos).


Creación de un proyecto

El módulo de Proyectos se encuentra ubicado en la pestaña Otros del menú principal.

Al crear un proyecto es obligatorio indicar su Nombre y su Fecha de inicio. Otros datos opcionales son Ubicación (equivalente al listado de sedes o lugares en los que se puede realizar un proyecto), Estado, Fecha de finalización, Descripción, Asignado a (equivalente a persona responsable del proyecto), etc.


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Vinculación de un proyecto con datos de otros módulos

Tal y como se ha indicado anteriormente, un proyecto suele tener relación con múltiples datos almacenados en diferentes módulos del CRM. En este apartado se muestran algunos ejemplos sin ánimo de exhaustividad.


Personas y organizaciones participantes en un proyecto

Toda la información de este apartado aplica por igual a personas y organizaciones. A fin de simplificar su comprensión, se hablará únicamente del caso de las personas, pudiendo extrapolarse de forma análoga al de las organizaciones.

En la vista de detalle de un proyecto aparece el subpanel Relación Personas. A través de este subpanel pueden generarse relaciones entre personas y proyectos, indicando, además, el rol que la persona ostenta en el proyecto. Estas relaciones pueden haber sido creadas también desde el módulo Relación Personas o desde el subpanel equivalentes de la vista de detalle del módulos de Personas.

El hecho de que se vinculen proyectos y personas no de forma directa sino mediante relaciones permite que posteriormente sea muy sencillo responder a preguntas del tipo "¿Cuántas personas han actuado como voluntarias en el proyecto X durante el año Y?" que suelen necesitarse para la elaboración de memorias o para informes a financiadores.

Cabe tener en cuenta que en el módulo de Relaciones Personas aparecen dos campos desplegables para caracterizar esa relación: Tipo de relación y Rol en el proyecto. Mientras que el campo Tipo de relación siempre es obligatorio (ver Relaciones con Personas y Organizaciones), el campo Rol en el proyecto sólo tiene sentido si se ha indicado un proyecto al definir la relación y aún en este caso seguiría no siendo imprescindible. En cualquier caso cabe diferenciar la razón de ser de cada uno: en un ejemplo clásico, se podría crear una "relación de tipo voluntario vinculada a un proyecto X en el que la persona voluntaria tuviera el rol de coordinadora".

Tanto la tipología de relación como el rol en el proyecto son listados que la entidad puede adaptar libremente a las denominaciones de uso interno habitual.


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Tareas de proyecto y Actividades

En el contexto del módulo de Proyectos aparece otro módulo no accesible directamente desde el menú principal, el de Tareas de proyecto, que puede entenderse como un submódulo del primero en el que detallar los trabajos a realizar en el marco de un proyecto determinado, asignarlos a las personas responsables correspondientes, establecer o hacer seguimiento de su estado y su nivel de prioridad, etc.

Cabe no confundir el módulo Tareas de proyecto con el módulo Tareas, vinculado a Actividades (ver Actividades y Calendario).


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El acceso a la vista de lista del módulo Tareas de proyecto debe hacerse desde el menú de acciones del módulo Proyectos.

La creación de una nueva tarea de proyecto debe hacerse desde el correspondiente subpanel en la vista de detalle de su proyecto.

También la vista de detalle de un proyecto cuenta con los subpaneles de Actividades e Historial para el habitual registro y seguimiento de reuniones, llamadas, notas, etc. tanto pendientes como realizadas (ver Actividades y Calendario).


Financiación de un proyecto

A partir de la vinculación con los módulos de Subvenciones y/o Formas de pago (concretamente mediante el campo Proyecto Destino) puede visualizarse en los subpaneles correspondientes el origen de la financiación de un determinado proyecto.


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Conviene hacer constar que no se está considerando una gestión contable del proyecto (ingresos/gastos) sino una mera representación de su estructura de financiación. De hecho este tipo de gestión más económica suele exceder el ámbito del CRM y vehicularse mediante aplicaciones de gestión contable o de sistemas integrados tipo ERP. En cualquier caso, sería factible realizar cierta gestión análoga mediante la creación de módulos adicionales (ver el apartado siguiente).


Módulos específicos para la gestión de datos de proyectos

Si se desea registrar y gestionar información más amplia en relación a los proyectos que gestiona una entidad, existe la posibilidad de añadir campos al módulo de proyectos (ver Adaptación de módulos existentes) o incluso de crear módulos complementarios (ver Creación de módulos nuevos).

Por ejemplo, si la intención es poder segmentar los proyectos en base a su tipología o público destinatario, probablemente sería suficiente con añadir un campo de tipo desplegable al módulo de Proyectos. Si, por el contrario, se desea registrar la actividad concreta vinculada a un proyecto, probablemente será necesario crear un nuevo módulo (ver a continuación y a título de ejemplo el módulo de gestión de asesoramientos a terceras entidades).

La experiencia adquirida en la implantación de SinergiaCRM sugiere que la entidad debe realizar un trabajo preliminar que genere un conseno sobre qué datos recopilar sobre un determinado proyecto y cómo gestionarlos. De este trabajo deberían salir, al menos, las siguientes conclusiones:

- Datos a recoger y tipología de los mismos (valores numéricos, fechas, desplegables, etc.)

- Módulos con los que deban relacionarse los datos que se van a registrar. Por ejemplo, en el caso ya citado de las asesorías a otras entidades, parece natural asumir que el nuevo módulo deberá relacionarse con el de Organizaciones.

Adicionalmente, podrán valorarse otras cuestiones posteriores a la creación del módulo como la necesidad de disponer de Informes que analicen los datos del módulo o de establecer el protocolo de acceso a esos datos mediante la creación de los roles correspondientes (ver Usuarios y Roles - Seguridad de la información).

Dada la facilidad con que se crea un nuevo módulo, es importante determinar adecuadamente la necesidad del mismo antes de hacer efectiva su creación, a fin de evitar el riesgo de incrementar sin sentido la complejidad de la aplicación y, en consecuencia, de su uso. Este mismo criterio aplica también a la creación de nuevos campos. Puede ser interesante formularse algunas de las siguientes preguntas a efectos de tomar la decisión correcta: 

- ¿Cuál es el objetivo de recoger la información? 

- ¿Qué necesidades existen en cuanto a explotación y análisis de los datos recogidos? 

- ¿Qué capacidad de recogida de estos datos tiene la organización? ¿Tendrán la calidad suficiente y podrán recopilarse con la frecuencia necesaria? 

- ¿Qué procesos de transformación requerirán hasta su carga en el CRM? 

- ¿Es posible utilizar módulos ya existentes en lugar de crear módulos nuevos?


Ejemplos reales de módulos específicos

A medida que SinergiaCRM se ha ido extendiendo como aplicación de gestión de la base social en las entidades, se han ido desarrollando un buen número de módulos vinculados a la gestión específica de los proyectos de cada entidad.

Con el único objetivo de mostrar posibilidades y aportar una visión amplia de lo que una entidad podría alcanzar en el uso de la herramienta, se muestran algunos ejemplos reales (de ahí la variedad idiomática de las capturas de pantalla):


Gestión de gastos de proyectos

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Entorno y tutela de las persona usuarias/destinatarias de los proyectos de la entidad

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Asignación de la actividad voluntaria (adicionalmente, otro módulo recoge la dedicación a dicha actividad)

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Asesoramiento a entidades (habitual en entidades de segundo/tercer nivel)

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