Proceso de implantación del CRM

De SinergiaCRM
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Antes de empezar...

SinergiaCRM pretende ayudar a mejorar el nivel de eficiencia de las entidades, facilitar la gestión y resolución de casuísticas habituales en las organizaciones del tercer sector, etc. pero también persigue aumentar la capacidad de tejer relaciones dentro y fuera de las organizaciones, aprender a compartir responsabilidades en el manejo de la información y, en definitiva, dotar a las entidades de herramientas y procedimientos que permitan aprovechar al máximo los esfuerzos dedicados a sus proyectos, a la comunicación, a la sensibilización, a la movilización social o a la captación de fondos, por citar algunos ámbitos.

En este sentido es importante destacar, antes de empezar, que la implementación de soluciones de este tipo puede provocar -y es positivo que así sea- cambios en la organización a nivel de procesos, de responsabilidades, de maneras de hacer, etc. Ello no debe ser obviado pero tampoco debe entenderse como un duro obstáculo.

El proceso de adopción, que incluye la adaptación de la herramienta, la migración de datos preexistentes y el aprendizaje de su manejo, puede ser más o menos largo en función de la historia, la complejidad interna u otras características de cada entidad. Os recomendamos que apliquéis el "sin prisa pero sin pausa" para que el proceso avance a un ritmo razonable sin que ello suponga la aparición de situaciones traumáticas.

En cualquier caso, tened presente que estáis invirtiendo en vuestro futuro y que el beneficio de contar con una herramienta como SinergiaCRM se observará en el medio y el largo plazo, cuando su uso sea compartido por toda la organización y cuando aprovechemos la herramienta desde una perspectiva estratégica y no meramente operativa.


Liderazgo interno del proyecto

Es muy recomendable que cada entidad determine de entrada qué persona o personas van a liderar el proceso de implantación del CRM. Durante el proceso van a plantearse muchas preguntas y es importante que alguien tenga la visión global de las decisiones adoptadas y las documente adecuadamente.

A modo de ejemplo: ¿Quiénes van a ser los usuarios de SinergiaCRM? ¿Con qué perfiles o permisos? ¿Cómo va a gestionarse el proceso en la entidad: todos los departamentos a la vez o por fases? ¿Cómo va a compatibilizarse la gestión del día a día de la entidad con la puesta en marcha de SinergiaCRM?


Un proceso en cuatro pasos

La implantación de un sistema CRM se podría sintetizar en los siguientes pasos:


1. Configuración básica. Consiste en indicar al sistema los datos mínimos para poder funcionar (por ejemplo, para poder enviar correos) o para adaptarlo a la imagen y la terminología de la entidad (por ejemplo, incorporación del logotipo). Este paso se describe en las siguientes páginas:


2. Adaptación modular. Consiste en modificar los módulos existentes y/o en crear otros módulos nuevos para permitir la gestión de los datos que utiliza habitualmente la organización. Este paso se describe en las siguientes páginas:

Para poder hacer la adaptación modular conviene conocer qué información gestiona habitualmente la entidad en los distintos ámbitos de actividad que se incluirán en el CRM. Por tanto, en este punto del proceso se deberá realizar la operativa descrita en el apartado Análisis de fuentes. Una vez se disponga de esta información se podrá avanzar en paralelo en los procesos de adaptación modular y de preparación de los datos para la migración final una vez la adaptación esté terminada.


3. Migración de los datos pre-existentes. Consiste en importar al sistema toda la información histórica de la entidad. Este paso se describe en las siguientes páginas:


4. Puesta a punto. Consiste en identificar y crear a los diferentes usuarios del CRM, determinando qué roles (perfil de acceso a los datos y capacidad de operar con ellos) deben tener. Este paso se describe en las siguientes páginas:


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