Mail Merge Reports - Combinar correspondencia

De SinergiaCRM
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Conceptos básicos

SinergiaCRM incorpora el módulo Mail Merge Reports, que ofrece una funcionalidad parecida al clásico Combinar correspondencia de MS Word y que permite generar un documento personalizado para un número cualquiera de registros a partir de la combinación de una plantilla y de los datos disponibles en el CRM.

Ejemplos de uso habitual podrían ser los certificados anuales de donaciones para socios y donantes o los diplomas de asistencia a cursos y otros eventos.

Mail Merge Reports puede encontrarse en la pestaña Otros del menú principal.


Creación y aplicación de una plantilla

El funcionamiento de Mail Merge Reports puede resumirse en los siguientes pasos:

- Seleccionar variables disponibles y generar plantilla básica

- Modificar la plantilla básica

- Aplicar la plantilla


Seleccionar variables disponibles y generar plantilla básica

Una vez elegido el módulo principal del que vamos a recuperar datos para introducir en el documento, aparecerá la lista de variables (campos) del módulo, pudiendo seleccionar las que se desee incluir en el documento final.

La aparición de la lista no es inmediata, por lo que conviene mantenerse a la espera hasta que se muestre.


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En Mail Merge Reports es posible incluir en el documento final datos procedentes de módulos relacionados. A continuación del listado anterior aparecerán todos los módulos relacionados con el elegido como principal. Haciendo clic sobre el símbolo (+) se desplegarán también las variables (campos) de estos módulos, pudiendo seleccionarlas también para su incorporación al documento final.

Para finalizar esta primera parte del proceso debe introducirse el nombre de la plantilla, el idioma y el formato (docx de MS Office u odt de OpenOffice).


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Modificar la plantilla básica

La plantilla generada puede ser descargada a través del enlace que aparece en la vista de detalle de la plantilla. Esto permitirá editar su contenido para adaptarla a las necesidades concretas.


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Cuando la plantilla ya esté modificada, deberá editarse el registro del CRM para reemplazar la original (la que ha sido descargada) por la adaptada. En modo de edición, pues, bastará con pulsar el botón Quitar junto al archivo original y subir el más reciente.


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Aplicar una plantilla a uno o varios registros

En el menú del botón de acciones de la vista de lista de cualquier módulo se encuentra la función Generar Documento. También puede encontrarse en el menú equivalente de la vista de detalle.


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Dicha función permite aplicar una plantilla al conjunto de registros resultante resultante de realizar una búsqueda o a un subconjunto de ellos. Las plantillas disponibles en cada módulo serán aquellas que hayan sido diseñadas utilizando dicho módulo como el principal de la plantilla.

En el caso de hacerlo a través de una vista de detalle la plantilla se aplicará solamente sobre el registro en cuestión (por ejemplo, para repetir un único diploma que tenía datos erróneos cuando se generaron todos los del curso).


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Mail Merge Reports no permite la aplicación de filtros a los posibles subpaneles incorporados a una plantilla, por lo que en dichos subpaneles aparecerán todos los datos del módulo relacionado vinculados al registro correspondiente del módulo principal. En algunos casos, de ser necesario, puede hacerse una edición posterior del documento resultante para eliminar los datos no deseados.

A modo de ejemplo, si generamos una plantilla sobre "Personas" que incorpore para cada persona una tabla con sus "Formas de pago" será imposible lograr que únicamente aparezcan las formas de pago de tipo "Cuota"; aparecerían todas las formas de pago de las personas seleccionadas.


Ejemplos prácticos

Etiquetas postales

1) Desde MailMerge, crear una primera versión de la plantilla a través de la opción Lista de variables disponibles. Bastará con elegir el módulo de Personas y, de éste, los campos necesarios para construir el nombre completo de la persona y su dirección postal.

2) Descargar la plantilla y editarla en Word. Lo más importante es eliminar la marca de salto de página que MailMerge introduce justo al principio del documento (en caso de mantenerla se generaría una etiqueta por página, que no es lo que se desea, lógicamente). Para ello sólo hay que seleccionar la primera línea (la que contiene [a; block = w: body]) y aplicarle estilo Normal.

3) Dar formato de columnas al documento. El número de columnas dependerá del número de etiquetas por fila que se quieran imprimir.

4) Eliminar las etiquetas textuales que preceden a cada campo elegido. Por ejemplo, convertir Nombre: [a.first_name] en [a.first_name], es decir, eliminar Nombre:.

5) Poner los diferentes campos de manera que se construya correctamente la estructura de etiqueta, es decir, algo así:

[a.first_name] [a.last_name]
[a.tipoviaprincipal_c] [a.viaprincipal_c] [a.numeroprincipal_c]
[a.primary_address_postalcode] [a.primary_address_city]

Esto daría una etiqueta del tipo:

Pedro González Pérez
C Salamanca 23
28044 Madrid

6) A partir de aquí ya es cuestión de ajustar estéticamente el documento para que el tamaño de letra, la altura de la etiqueta, etc. encajen adecuadamente. Seguramente habrá que hacer algunas pruebas la primera vez.

7) Volver a subir la plantilla al CRM, sustituyendo a la inicial.

8) Ir al módulo de Personas, realizar una selección de personas, pulsar la opción Generar Documento y elegir la plantilla subida. El resultado debería ser la descarga de un archivo con las etiquetas postales de las personas creadas.

Se adjunta una plantilla de muestra y una simulación de cómo quedaría en una página de 8 x 2 etiquetas.

Ejemplo de etiquetas


Recursos adicionales

Mail Merge Reports User guide v1.2 (en inglés)


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