Formularios

De SinergiaCRM
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Introducción

Los formularios web son uno de los canales habituales a través de los que una entidad recibe información de su base social: donativos, altas de socios, recogidas de firmas, suscripciones a boletines electrónicos, inscripciones a eventos, etc.

Que la información recibida por esta vía quede directamente incorporada al CRM de la entidad supone unos beneficios notables puesto que evita cualquier proceso de traspaso o de registro manual de los datos recibidos y mejora la calidad de la información que entra en la aplicación al poder aprovechar los mecanismos de detección de duplicados y otras funcionalidades del sistema.

A pesar de que la creación de formularios está vinculada a determinados módulos concretos del CRM como Campañas o Eventos se ha considerado oportuno agrupar toda la información relativa a los mismos en esta página, teniendo en cuenta que los procesos de generación y los usos de los diferentes formularios son similares aunque manejen diferente información.

Actualmente existen tres tipos distintos de asistentes de creación de formularios en SinergiaCRM:

1. Formulario básico de campañas: vinculado al módulo de Interesados, para recibir datos de primer contacto con la entidad (suscripción a boletines, interés en voluntariado, etc.).

2. Formulario de inscripción a eventos: vinculado a los módulos de Eventos e Inscripciones, para facilitar la inscripción de personas a eventos organizados por la entidad.

3. Formulario de captación de fondos: vinculado al módulo de Formas de pago, para recibir donaciones, altas de socios y, en general, cualquier tipo de colaboración económica con la entidad.

 

Creación de un formulario

Aunque cada tipo de formulario presenta sus propias particularidades, son varias las pantallas compartidas entre los diferentes asistentes. En la siguiente sección se encuentra la explicación de dichas pantallas comunes y, más adelante, se explican paso por paso todos los asistentes.

Pantallas comunes a todos los formularios

Añadir o quitar campos al formulario

Para incorporar un campo al formulario basta con arrastrarlo y soltarlo desde la columna de la izquierda a cualquiera de las dos columnas del lado derecho. Por el contrario, si se quiere eliminar un campo del formulario basta con arrastrarlo y soltarlo en la columna de la izquierda.

Selección de campos a incluir en el formulario

Existe la posibilidad de ordenar alfabéticamente la lista de campos pulsando sobre el rótulo Campos disponibles. Es importante tener en cuenta que los campos marcados con un asterisco son campos de obligada inclusión en el formulario. En caso de no incluir alguno de los campos obligatorios aparecerá un mensaje de error informando de los campos que faltan por incluir.

Mensaje de error en caso de no incluir alguno de los campos obligatorios

El botón Agregar todos los campos permite añadir todos los campos de una sola vez. De todos modos, raramente va a ser necesario utilizarla.

 

Formatear la apariencia del formulario

Antes de descargar el formulario es posible modificar su apariencia mediante las herramientas de edición que se encuentran justo encima del formulario.

Cabe tener en cuenta, además, que en el paso final el CRM ofrecerá el código HTML resultante, el cual puede ser reeditado utilizando cualquier otra herramienta antes de incorporarlo al sitio web correspondiente. De hecho, lo más habitual será que la adecuación estética se resuelva mediante la aplicación de las hojas de estilo del sitio web en el que se vaya a alojar el formulario.

Webforms formatear.png

 

Pantalla de descarga del resultado del formulario

La pantalla final del formulario permite descargar [1] el formulario en forma de documento HTML o copiar directamente el código fuente del área de texto [2] que se muestra en la pantalla. Este código deberá ser incorporado al sitio web correspondiente.

Pantalla de descarga del formulario

 

Es importante verificar que el código HTML generado por el CRM se traslada íntegramente al sitio web. Es frecuente que determinados gestores de contenidos (CMS) de uso habitual como Wordpress, Joomla o Drupal eliminen partes del código (particularmente de javascript) por razones de seguridad. Si es el caso deberán tomarse las medidas oportunas para evitarlo, ya sea configurando adecuadamente los permisos en los editores, ya sea mediante la incorporación de plugins que lo faciliten, etc.

 

Formulario básico de campañas

¿Cómo se accede?

A través del asistente Nuevo formulario de cliente potencial, accesible desde el menú de acciones del módulo Campañas.

Paso 1

El punto de partida es el listado de campos del módulo de Interesados. El CRM asume como criterio habitual que cualquier información recibida a través de un formulario necesitará de una posterior validación de la entidad. Por ello de entrada la deposita en este módulo de Interesados, creando un registro nuevo con los datos recibidos. Lógicamente, es necesario que los datos del formulario encajen con los datos que el módulo puede gestionar, de ahí que al crear el formulario los campos disponibles sean, precisamente, los del módulo en cuestión.

El funcionamiento de la pantalla está explicado en la sección Añadir o quitar campos al formulario

Paso 2

A continuación se definen las características generales del formulario:

- la cabecera (o título)

- los textos de descripción del formulario, para la etiqueta del botón de envío y del pie del formulario.

- las URLs de envío o de redirección (en el caso de la URL de redirección se trata de la página que se mostrará al inscrito cuando haya finalizado el proceso).

Cualquier entidad que tenga alojado el CRM en los servidores de SinergiaTIC debe editar la URL de Envío (activando la casilla que aparece a la derecha de este campo) añadiendo una letra "s" a "http", para dejarlo como "https". Esto es así porque los servidores de SinergiaTIC utilizan el protocolo seguro "https" para que los datos viajen encriptados por la red. Si no se realiza este cambio, al cumplimentar un formulario el CRM responderá con un mensaje del tipo "El servidor no está disponible en estos momentos".

- la campaña (previamente creada) para el que se genera el formulario.

- el usuario gestor interno (campo Asignado a).

Webforms interessat.png

Paso 3

Este paso permite editar la apariencia del formulario antes de su descarga. Para más información consultar la sección Formatear la apariencia del formulario

Paso 4

El último paso del formulario permite obtener el código HTML resultante. Para más información consultar la sección Pantalla de descarga del resultado del formulario.

 

Formularios de inscripción a eventos

¿Cómo se accede?

A través del asistente Formulario web de inscripción a eventos, accesible desde el menú de acciones del módulo Eventos.

Webforms events previo.png

Paso 1

El formulario de inscripción a eventos permite incluir datos de diferentes módulos de manera simultánea e incorporar o no el sistema de pagos online. En este primer paso se indican los módulos a incluir así como el comportamiento de algunos campos concretos.

Webforms events1.png

1. Incluir el sistema de pagos: si se marca esta casilla el asistente incluirá los campos necesarios para gestionar el cobro de la inscripción.

2. Incluir datos de la Organización: marcando esta casilla el asistente mostrará un paso más en el que podremos seleccionar los diferentes campos del módulo de Organizaciones que se desee incluir.

3. Hacer opcional el campo Nombre de la Organización: esta casilla sólo se podrá activar cuando la casilla de Incluir datos de la Organización esté activada y cuando no se haya activado la casilla de Hacer el CIF obligatorio. Esta opción permite incluir datos de Organización en el formulario de manera que sea opcional para el usuario final rellenar la información sobre la Organización, de manera que únicamente se procesaran datos de la Organización si vienen informados, en caso contrario, se obviarán.

4. Hacer CIF obligatorio: esta casilla sólo se podrá activar cuando la casilla anterior esté activada. Implica que el campo CIF será obligatorio en el formulario generado, lo cual tiene implicaciones en la búsqueda de duplicados en el momento de recibir los datos. Para más información consultar la sección Recepción de datos - Formulario de inscripción a eventos. Marcar esta opción implica que deberemos, forzosamente, recibir datos de la Organización, de manera que la casilla anterior de desmarcará automáticamente y el campo Nombre de la Organización volverá a ser obligatorio.

5. Incluir los datos de la inscripción: marcando esta casilla el asistente mostrará un paso más en el que podremos seleccionar los diferentes campos del módulo Inscripciones que se desee incluir. Esto es especialmente útil cuando se desea solicitar informativa relativa a la participación de la persona inscrita en el evento como por ejemplo necesidades especiales, actividades a las que asistirá, etc.

Paso 2

Este paso nos permite seleccionar los campos del módulo Personas que se desee incluir en el formulario. El funcionamiento de la pantalla está explicado en la sección Añadir o quitar campos al formulario.

Paso 3 (Opcional)

Este paso únicamente será visible si se ha marcado la casilla Incluir datos de la Organización en el paso 1. Permite seleccionar los campos del módulo Organizaciones que desee incluir en el formulario. El funcionamiento de la pantalla está explicado en la sección Añadir o quitar campos al formulario.

Paso 4 (Opcional)

Este paso únicamente será visible si se ha marcado la casilla Incluir datos de la Inscripción en el paso 1. Permite seleccionar los campos del módulo Inscripciones que desee incluir en el formulario. El funcionamiento de la pantalla está explicado en la sección Añadir o quitar campos al formulario.

Paso 5

En este paso se definen algunos parámetros necesarios para el funcionamiento del formulario.

Webforms events5.png

 

  1. Cabecera: título que aparecerá en el formulario.
  2. Descripción: texto que aparecerá entre el título y los campos del formulario. Permite incluir una descripción del formulario o un texto de ayuda, por ejemplo.
  3. Etiqueta del botón Enviar: permite modificar la etiqueta de visualización del botón Enviar del formulario generado.
  4. URL de envío Post: es la dirección URL a la que se enviará la petición del formulario. El asistente para este tipo de formularios intentará detectar el tipo de conexión usado por SinergiaCRM en la instancia de la entidad (http o https) y adaptar la dirección a dicho tipo de conexión. Así pues, es posible que, a diferencia de otros formularios, no se deba modificar este valor, aunque sí es recomendable revisar que el tipo de conexión coincida con el detectado.
  5. Editar: permite editar la URL de envío Post por si hubiera que realizar algún cambio.
  6. Importe: únicamente aparecerá si se ha marcado la casilla Incluir el sistema de pagos en el paso 1. El importe de una inscripción puede venir fijado en el propio formulario o bien dejar que sea el usuario final del formulario quien introduzca un importe. Dejando este campo vacío el asistente generará un campo de texto que permita al usuario introducir un valor numérico. Por el contrario, si se indica un valor en este campo el valor del importe quedará fijado y no se generará ningún campo de texto.
  7. Tipo de pago: únicamente aparecerá si se ha marcado la casilla Incluir el sistema de pagos en el paso 1. Permite definir qué tipo de pago se generará con cada petición que llegue a través del formulario. Los valores de este desplegable se adaptan a los valores indicados para el campo Tipo de pago del módulo Formas de pago.
  8. URL de redirección: es la URL donde se redirigirá al usuario en caso de que la petición se haya realizado con éxito. Este campo es obligatorio ya que las pasarelas de pago requieren una dirección de reenvío tanto en caso de éxito como de error. Normalmente será una página del sitio web donde se encontraba el formulario.
  9. URL de redirección en caso de error: siguiendo la mismo lógica que el anterior punto, indica la URL de redirección en caso de que haya ocurrido algún error durante la gestión de la petición. Normalmente será una página del sitio web donde se encontraba el formulario.
  10. Plantilla de correo de notificación al usuario: opcionalmente se puede indicar una plantilla de correo para enviar una notificación al usuario conforme la operación se ha realizado (ver sección Notificación al usuario mediante plantillas de correo). Si no se indica ninguna plantilla no se le enviará ninguna notificación al usuario.
  11. Evento relacionado: todos los formularios de inscripción a eventos deben estar, lógicamente, vinculados a un evento.
  12. Asignado a: permite indicar qué usuario de SinergiaCRM se hará cargo de la gestión del formulario (por defecto será el usuario activo). Este campo es especialmente importante ya que para cada petición que llegue desde el formulario se enviará un correo electrónico a este usuario informando de los datos recibidos y el resultado de la operación (más información en Recepción de datos - Formulario de inscripción a eventos).
  13. Pie del formulario: permite añadir un texto que aparecerá en la parte inferior del formulario.

Paso 6

Este paso permite editar la apariencia del formulario antes de su descarga. Para más información consultar la sección Formatear la apariencia del formulario.

Paso 7

El último paso del formulario permite obtener el código HTML resultante. Para más información consultar la sección Pantalla de descarga del resultado del formulario.

 

Formularios de captación de fondos

¿Cómo se accede?

A través del asistente Nuevo formulario web de captación de fondos, accesible desde el menú de acciones del módulo Campañas.

Enlace de acceso a la creación del formulario

Paso 1

El envío de datos al CRM a través de este tipo de formularios provocará la creación de una forma de pago y su correspondiente primer pago. Tanto la forma de pago como el pago quedarán vinculados a la persona u organización que haya rellenado el formulario. El primer paso para la creación de un formulario de este tipo es precisamente decidir a qué módulo irán destinados los datos: Personas u Organizaciones.

Selección del módulo vinculado al formulario

Paso 2

El segundo paso consiste en la elección de los campos del módulo seleccionado en el paso anterior a incluir en el formulario creado. El funcionamiento de la pantalla está explicado en la sección Añadir o quitar campos al formulario.

Paso 3

En este paso definiremos los parámetros necesarios para el funcionamiento del formulario. A continuación se detalla el significado de cada parámetro:

Pantalla de configuración de parámetros del formulario

 

  1. Cabecera: título que aparecerá en el formulario.
  2. Descripción: texto que aparecerá entre el título y los campos del formulario. Permite incluir una descripción del formulario o un texto de ayuda, por ejemplo.
  3. Etiqueta del botón Enviar: permite modificar la etiqueta de visualización del botón Enviar del formulario generado.
  4. URL de envío Post: es la dirección URL a la que se enviará la petición del formulario. El asistente para este tipo de formularios intentará detectar el tipo de conexión usado por SinergiaCRM en la instancia de la entidad (http o https) y adaptar la dirección a dicho tipo de conexión. Así pues, es posible que, a diferencia de otros formularios, no se deba modificar este valor, aunque sí es recomendable revisar que el tipo de conexión coincida con el detectado.
  5. Editar: permite editar la URL de envío Post por si hubiera que realizar algún cambio.
  6. URL de redirección: es la URL donde se redirigirá al usuario en caso de que la petición se haya realizado con éxito. Este campo es obligatorio ya que las pasarelas de pago requieren una dirección de reenvío tanto en caso de éxito como de error. Normalmente será una página del sitio web donde se encontraba el formulario.
  7. URL de redirección en caso de error: siguiendo la mismo lógica que el anterior punto, indica la URL de redirección en caso de que haya ocurrido algún error durante la gestión de la petición. Normalmente será una página del sitio web donde se encontraba el formulario.
  8. Tipo de pago que se generará: permite definir qué tipo de pago se generará con cada petición que llegue a través del formulario. Por ejemplo, podemos tener un formulario dedicado a captar pagos de tipo Donación y otro formulario dedicado a realizar altas de socios a los que se cobrará una Cuota. Los valores de este desplegable se adaptan a los valores indicados para el campo Tipo de pago del módulo Formas de pago.
  9. Tipo de relación a crear: opcionalmente se puede indicar un tipo de relación que se asignará de forma automática a la persona u organización que realice la donación. Si no se indica ningún valor no se creará ninguna relación.
  10. Plantilla de correo de notificación al usuario: opcionalmente se puede indicar una plantilla de correo para enviar una notificación al usuario conforme la operación se ha realizado (ver sección Notificación al usuario mediante plantillas de correo). Si no se indica ninguna plantilla, no se enviará ninguna notificación al usuario.
  11. Campaña relacionada: todos los formularios de captación de fondos deben estar obligatoriamente vinculados a una campaña.
  12. Asignado a: permite indicar qué usuario de SinergiaCRM se hará cargo de la gestión del formulario (por defecto será el usuario activo). Este campo es especialmente importante ya que para cada petición que llegue desde el formulario, se enviará un correo electrónico a este usuario informando de los datos recibidos y el resultado de la operación (ver más información en Recepción en el CRM de los datos suministrados)).
  13. Pie del formulario: permite añadir un texto que aparecerá en la parte inferior del formulario.

Paso 5

Este paso permite editar la apariencia del formulario antes de su descarga. Para más información consultar la sección Formatear la apariencia del formulario. Cabe destacar que en el editor aparecerán también los campos necesarios del módulo de Formas de pago (Periodicidad, Medio de pago, etc.).

Paso 6

El último paso del formulario permite obtener el código HTML resultante. Para más información consultar la sección Pantalla de descarga del resultado del formulario.

 

Recepción en el CRM de los datos suministrados a través de formularios

Formularios básicos de campañas

Al recibirse los datos procedentes de un formulario vinculado a una campaña, el CRM creará un nuevo registro en Interesados con todos los datos suministrados.

 

Formularios de inscripción a eventos

En la recepción de datos para este tipo de formularios debemos distinguir dos casos:

1. Formularios creados antes de enero de 2017

Al recibirse una inscripción a un evento, el CRM tratará de localizar la dirección de correo electrónico suministrada a través del formulario en los módulos Personas, Organizaciones e Interesados (en este orden). Si la encuentra, se creará una inscripción al evento y se asociará a la persona, organización o interesado detectado. En caso contrario, se creará un nuevo interesado y se le vinculará la inscripción correspondiente.

Aunque es posible seguir recibiendo datos mediante estos formularios, se recomienda actualizar los formularios activos al nuevo formato, ya que incluye novedades importantes tanto en la creación como en el tratamiento de la información recibida.

2. Formularios creados a partir de enero de 2017

En la versión actual, un formulario de inscripción a eventos permite incluir datos de diferentes módulos: Personas, Organizaciones, Inscripciones y Formas de pago.

Se considera que la inscripción se realizará siempre para una persona en concreto, de la que estamos recogiendo los datos. Para tratar los datos de dicha persona se comprobará primero si se ha recibido un Número de identificación (NIF o similar). Si se ha recibido se buscarán registros coincidentes. Si no se encuentran o no se ha especificado un Número de identificación, se comprobará el campo Correo electrónico. Si se encuentra algún registro coincidente con alguno de los dos campos, se asignarán a ese registro el resto de registros implicados en la operación (la inscripción, la forma de pago si se requiere, etc.); de lo contrario se creará una nuevo registro en Personas y se le asignarán a éste los datos relacionados. Cabe tener en cuenta el caso especial en el que se reciban datos de una persona con un Número de identificación que no conste en el CRM y cuyo Correo electrónico coincida con el de una o más personas que ya están en el CRM y que tienen rellenado el campo Número de identificación. En este caso, aunque haya coincidencia de Correo electrónico se generará una nueva persona.

En caso de que el formulario incluya el sistema de pagos, el campo Número de identificación será obligatorio y si no se incluye se generará un error.

Si se ha incluido el módulo Organizaciones en el diseño del formulario, el programa buscará también registros preexistentes en el CRM. Si se ha incluido el CIF se buscará primero por dicho campo. En caso de no incluirse o no encontrar ningún registro coincidente, se buscará por el campo Nombre. De igual modo que para el módulo de Personas, si se encuentra una coincidencia por alguno de los campos, se vincularán a este los datos de la inscripción y otros que puedan generarse durante el proceso.

A partir de la actualización de junio de 2017, los formularios pueden incluir campos del módulo de Organizaciones de manera que sean opcionales para el usuario final. Así, si se indica que el campo Nombre de la Organización es opcional, el CRM únicamente procesará datos de la Organización si le llega dicho campo informado, de lo contrario no se procesará ningún dato relacionado con la Organización.

Al registro o registros creados o seleccionados se les vinculará un nuevo registro de inscripción, que contendrá los datos recibidos del formulario en caso de haber incluido campos de este módulo. Esta inscripción estará a su vez relacionada con el evento especificado en la creación del formulario.

Por último, si el formulario incluye el sistema de pagos se genera una nueva forma de pago con los datos recibidos del formulario y se vinculará a la persona seleccionada. Como siempre que se crea una forma de pago, se genera automáticamente un primer pago asociado a la misma; a este pago se vinculará la inscripción generada.

Existen algunas diferencias en función del medio de pago seleccionado:

  • Si el medio de pago es Domiciliación, el pago generado se encontrará en estado No remesado y se deberá incluir en alguna remesa para hacerlo efectivo.
  • Si el medio de pago es Tarjeta o PayPal, el pago se generará inicialmente en estado Pendiente y se redirigirá al usuario a la pasarela de pago del TPV o de PayPal, según corresponda. Si la transacción se completa con éxito el pago pasará a estado Pagado; de lo contrario pasará a estado Rechazado TPV.
  • Si el medio de pago es cualquier otro (Transferencia, etc.), el pago generado quedará en estado Pendiente hasta que se cambie manualmente en el propio CRM cuando proceda.
Los datos de las tarjetas de crédito o débito ni ninguna credencial o dato identificativo de PayPal no se almacenan en ningún caso en el CRM.

Para cada petición recibida a través de estos formularios se enviará al usuario del CRM asignado al formulario un correo electrónico en el que se indicarán:

  • Los datos enviados desde el formulario web (para cada módulo incluido)
  • Los datos de la inscripción creada.
  • Los datos de la persona a la que se ha asignado la inscripción.
  • Si se ha incluido el módulo Organizaciones, la organización a la que se ha asignado la inscripción.
  • La lista de los registros potencialmente duplicados en caso de haber detectado alguno (para Personas y Organizaciones).
  • En caso de haber incluido el sistema de pagos también se indicarán los datos del pago. Además, en este caso el asunto del correo empezará con un código numérico. Dicho código es útil especialmente en caso de pagos con tarjeta ya que, una vez finalizado el proceso de pago por pasarela de pago (TPV o PayPal) se envía un segundo correo al administrador informando del resultado de la operación, cuyo asunto empieza con el mismo código numérico.

Por último, si se había especificado una plantilla de correo de notificación al usuario, se aplicará dicha plantilla a los datos de los módulos implicados y se enviará un correo al usuario que ha realizado la inscripción.

 

Formularios de captación de fondos

Las peticiones de este tipo de formulario se procesan teniendo en cuenta el módulo de destino, el NIF recibido y el medio de pago:

  1. Se comprueba el NIF/NIE/CIF recibido y se busca en el módulo destino apropiado: Personas u Organizaciones (no en los dos a la vez).
    1. Si no existe ningún registro con ese NIF/NIE/CIF, se genera uno nuevo en el módulo de destino indicado. En el Estado de la campaña vinculada al formulario dicho registro aparecerá como un alta.
    2. Si sólo existe un registro con ese NIF/NIE/CIF, se selecciona el registro encontrado.
    3. Si existe más de un registro con ese NIF/NIE/CIF, se selecciona uno de ellos al azar.
  2. Se genera una nueva forma de pago con los datos recibidos del formulario y se vincula a la persona u organización seleccionada. Como siempre que se crea una forma de pago, se genera automáticamente un primer pago asociado a la misma.
    1. Si el medio de pago es Domiciliación, el pago generado se encontrará en estado No remesado y se deberá incluir en alguna remesa para hacerlo efectivo.
    2. Si el medio de pago es Tarjeta o PayPal, el pago se generará inicialmente en estado Pendiente y se redirigirá al usuario a la pasarela de pago del TPV o PayPal, según proceda. Si la transacción se completa con éxito el pago pasará a estado Pagado; de lo contrario pasará a estado Rechazado TPV.
    3. Si el medio de pago es cualquier otro (Transferencia, etc.), el pago generado quedará en estado Pendiente hasta que se cambie manualmente en el propio CRM cuando proceda.
Los datos de las tarjetas de crédito o débito ni ninguna credencial o dato identificativo de PayPal no se almacenan en ningún caso en el CRM.

Para cada petición recibida a través de estos formularios se enviará al usuario del CRM asignado al formulario un correo electrónico en el que se indicarán:

  • Los datos enviados desde el formulario web.
  • Los datos del registro al que se ha asignado la forma de pago.
  • En caso de haber varios registros con el mismo NIF/NIE/CIF, la lista de los registros potencialmente duplicados.
  • En caso de haber sido necesario, los datos relativos al nuevo registro creado.
El sistema permite procesar información recibida a través de la versión anterior de los formularios de captación. Aún así, se recomienda actualizar los formularios activos a la versión actual (enero 2017). Lo explicado hasta este punto es aplicable a todas las versiones de los formularios de captación, a excepción del soporte a PayPal, añadido en las versiones posteriores a junio de 2017

Formularios creados a partir de enero de 2017

Además de lo ya explicado, cabe destacar algunos detalles que se han modificado en la versión más reciente:

  • En el correo de aviso al usuario del CRM asignado al formulario el asunto del correo empezará con un código numérico. Dicho código es útil especialmente en caso de pagos con tarjeta ya que una vez finalizado el proceso de pago por TPV se envía un segundo correo al usuario informando del resultado de la operación cuyo asunto empieza con el mismo código numérico.
  • Si en el momento de crear el formulario se especifica un tipo de relación al procesar el registro se creará una relación con organización o una relación con persona según corresponda y se le vinculará al registro de organización o persona seleccionado.
  • Si se había especificado una plantilla de correo de notificación al usuario, se aplicará dicha plantilla a los datos de los módulos implicados y se enviará un correo al usuario que ha realizado la donación.

 

Constantes de configuración de la pasarela de pago para formularios de captación de fondos

Las pasarelas de pago son aplicaciones web externas que cualquier sitio web (como por ejemplo el CRM) puede utilizar para solicitar el pago de transacciones económicas. Actualmente, SinergiaCRM soporta el uso del TPV de Redsys, el más habitual en España, y de Paypal.

Para la correcta comunicación entre el CRM y el TPV o Paypal existen una serie de parámetros accesibles desde el módulo Constantes que la entidad usuaria del CRM deberá cumplimentar. Cabe notar que algunas de las constantes están desdobladas para trabajar en modo real o de pruebas.

PARA EL TPV:

  • TPV CURRENCY: código de moneda a utilizar. Por defecto, 978 (Euro). Esta constante no debería cambiar.
  • TPV MERCHANT CODE: código del comercio. Es un valor facilitado por la pasarela.
  • TPV TERMINAL: terminal del comercio (un comercio puede tener varios terminales asociados). Es un valor facilitado por la pasarela, normalmente 1.
  • TPV MERCHANT NAME: nombre del comercio, es decir, de la entidad usuaria del CRM.
  • TPV TEST: activa o desactiva el modo Test. Su valor por defecto es 1 (Test activado). Para pasar a realizar los pagos en modo real el valor de esta constante debe ser modificado a 0 una vez realizadas las pruebas para comprobar que la pasarela está correctamente integrada con SinergiaCRM.
  • TPV PASSWORD / TPV PASSWORD_TEST: clave del comercio. Cadena de caracteres que se utiliza para cifrar la información enviada al TPV. Es un valor facilitado por la pasarela (diferente para los entornos de prueba y real del TPV).
  • TPV SERVER / TPV SERVER_TEST: URL de la pasarela de pago. Es un valor facilitado por la pasarela (diferente para los entornos de prueba y real del TPV).
  • TPV VERSION / TPV VERSION_TEST: versión de protocolo a utilizar. Su valor por defecto es HMAC_SHA256_V1 y no debería ser modificado.

PARA PAYPAL:

  • PAYPAL_URL/ PAYPAL_URL_TEST: URL de la pasarela de pago. Es un valor facilitado por la pasarela (diferente para los entornos de prueba y real del Paypal). Los dos valores vienen por defecto y no deberian ser modificados.
  • PAYPAL_ID/ PAYPAL_ID_TEST: Usuario vendedor de Paypal de la entidad. Es un valor facilitado por Paypal (usualmente es el correo electrónico utilizado para loguearse en la cuenta de paypal de la entidad). Para conseguir el valor de PAYPAL_ID_TEST, ver el siguiente apartado (#Configuración adicional de la cuenta de Paypal).
  • PAYPAL TEST: activa o desactiva el modo Test. Su valor por defecto es 1 (Test activado). Para pasar a realizar los pagos en modo real el valor de esta constante debe ser modificado a 0 una vez realizadas las pruebas para comprobar que la pasarela está correctamente integrada con SinergiaCRM.

 

Las modificaciones sobre las constantes se deben realizar siempre sobre el campo Valor, NUNCA sobre los campos Código o Tipo. Estos campos son utilizados por la aplicación y su modificación podría generar errores de funcionamiento. El campo Descripción sí puede ser libremente modificado.
Para que el TPV de Redsys devuelva correctamente al CRM la información de la transacción procesada es necesario asegurar que, en el área de administración del TPV en Redsys, el parámetro "Notificación ON-LINE" tenga como valor alguna de las opciones que incluyen "Con notificación Online (HTTP)", ya sea sólo HTTP, HTTP + Email comercio, etc. En caso de que no se incluya alguna de las opciones que contienen HTTP el TPV no devolverá la información de la transacción al CRM y en este quedarán los pagos en estado pendiente, en lugar de mostrarse como pagados o rechazados por el TPV, como sería deseable.

 

Configuración adicional de la cuenta de Paypal

Para poder integrar la cuenta de Paypal de la entidad con los formularios y el CRM es necesaria una configuración adicional:

Activar la Notificación de Pago Instantánea (IPN):

Para activar la IPN, hay que realizar los siguentes pasos:

  1. Entrar en la cuenta de Paypal que se va a usar para recibir los fondos y acceder a Perfil / Configuración de la Cuenta.
  2. Una vez dentro de la configuración, acceder a Opciones de venta / Notificaciones de pago instantáneas - Cambiar.
  3. Una vez dentro, habrá que Activar la entrega de mensajes y rellenar la URL de notificación con el siguiente parámetro: https://<nombre de la entidad>.sinergiacrm.org/index.php?entryPoint=STIC_WebForm_paypal_response
  4. Guardar los cambios.

Pruebas en modo test

Para poder hacer pruebas de pagos en Paypal es necesario crear las cuentas TEST de Paypal mediante los siguientes pasos:

  1. Ir a la página web http://developer.paypal.com y loguearse con los datos de la cuenta de la entidad.
  2. Una vez dentro, en el menú superior derecho de la pantalla, acceder a Dashboard, y dentro de Dashboard en el menú Accounts.
  3. Por defecto, Paypal creará 2 cuentas en SANDBOX ACCOUNTS:

- La primera será del estilo xxxxxx-facilitator@xxxxxx.xxx (este valor será el que tendrá que copiarse en la constante PAYPAL_ID_TEST). - La segunda será del estilo xxxxxx-buyer@xxxxxx.xxx. Una vez creada, haciendo clic encima de la cuenta se abre una opción Profile. Dentro podremos canviar la contraseña en Change Password.

En el momento de hacer el pago por Paypal en un formulario en modo test, la pasarela pedirá un usuario y contraseña de test. En este punto usaremos el usuario y la contraseña originados en el último punto.

 

Notificación al usuario mediante plantillas de correo

Los formularios de inscripción a eventos y de captación de fondos permiten enviar correos de notificación a la persona que realiza la inscripción o la donación. Para ello se utiliza el mismo sistema de plantillas de correo que se usa en el envío de campañas y en otros procesos del CRM.

Para crear una nueva plantilla de correo se puede ir a Campañas / Campañas / Nueva plantilla de correo.

Tanto en el asunto del mensaje como en el cuerpo se pueden añadir campos de los módulos que se estén tratando en el momento de enviar la notificación. Para poder añadir los campos de diferentes módulos se ha extendido la funcionalidad de las plantillas, pero no ha sido posible modificar el interfaz de creación de las mismas, de modo que para añadir campos de módulos que no están el desplegable de Insertar variable será necesario escribir directamente el campo siguiendo el siguiente patrón:

$<nombre_interno_del_modulo>_<nombre_del_campo>
El nombre completo de la combinación módulo+campo debe estar escrito en minúsculas. De no ser así la plantilla no podrá ser procesada correctamente.

Por ejemplo, si queremos incluir el importe del pago deberíamos escribir redk_pagos_importe.

A continuación se muestra la lista de módulos disponibles para cada formulario y sus nombres internos. El nombre de los diferentes campos se puede consultar en Administración / Estudio en el propio CRM o en la página Estructura_de_datos:_módulos_y_campos de este wiki.

 

Formulario de inscripción a eventos
Nombre del módulo Nombre interno Inicio de la variable en la plantilla
Persona Contact $contact_<nombre_del_campo>
Organización Account $account_<nombre_del_campo>
Inscripción redk_Inscripciones $redk_inscripciones_<nombre_del_campo>
Evento redk_Eventos $redk_eventos_<nombre_del_campo>
Pago redk_Pagos $redk_pagos_<nombre_del_campo>

 

Formulario de captación de fondos
Nombre del módulo Nombre interno Inicio de la variable en la plantilla
Persona Contact $contact_<nombre_del_campo>
Organización Account $account_<nombre_del_campo>
Pago redk_Pagos $redk_pagos_<nombre_del_campo>

El CRM contiene dos plantillas (inscripción, captación) en los diferentes idiomas que pueden servir como ejemplo para diseñar la plantilla final a usar.


Opcionalidad del número de identificación

Históricamente, el campo Número de identificación era obligatorio en los formularios de captación de fondos y su valor se validaba de acuerdo al estándar español (DNI/NIF/NIE). Desde junio de 2018, la entidad puede elegir si validar o no validar dicho campo al generar el formulario.

En la última pantalla del asistente del CRM se ha incorporado la opción "Comprobar que se ha escrito un Número de identificación correcto". Si se activa dicha casilla, el número de identificación será validado como DNI/NIF/NIE español. Si no se activa, el campo seguirá siendo obligatorio pero podrá contener cualquier valor. Se recomienda que como práctica habitual se incluya la validación y que solo se omita en el caso de las entidades no españolas o para fomularios concretos en los que se considere necesario.

Lógicamente, los formularios ya operativos continuarán validando el número de identificación. Si se desea omitir dicha validación deberá añadirse la siguiente línea al código del formulario:

<Input id = "validate_identification_number" type = "hidden" name = "validate_identification_number" value = "0" />

Si value es 1 o esta línea no está en el formulario, se continuará validando el formato del campo.

 

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