Eventos e Inscripciones

De SinergiaCRM
Saltar a: navegación, buscar

Conceptos básicos

Un evento es cualquier actividad organizada por una entidad en una fecha y lugar determinados para la que es preciso realizar tareas de gestión y seguimiento de personas inscritas.

Podemos considerar eventos actividades tales como cursos, jornadas, talleres, seminarios, conferencias, actos benéficos, etc. La lista desplegable puede ser adaptada a las necesidades de cada organización.

Aunque puedan tener elementos comunes, conviene diferenciar un evento de una campaña, que entendemos como una acción de comunicación masiva (quizás para promocionar un evento) a un conjunto de registros de la base de datos.

Por su parte, una inscripción describe la participación de una persona, organización o interesado en un evento. Los datos que se recogen en una inscripción no pertenecen propiamente ni al evento ni al participante sino a la participación en sentido estricto. A modo de ejemplo, una entidad que organiza un evento podría querer saber en relación a los inscritos en ese evento si van a asistir acompañados, si necesitarán traducción simultánea, si se quedarán a comer o, incluso, si más allá de haber confirmado su participación finalmente han asistido o no al evento. Todos estos aspectos, y muchos otros que podrían ser de interés, se gestionan mediante las inscripciones.


Creación de un evento

53.jpg


El único campo obligatorio es el nombre del evento. Otros datos relevantes pueden ser tipo, estado, fecha, hora y ubicación, costes e ingresos esperados y reales del evento, número máximo de asistentes, etc. También es posible vincular el evento a un proyecto.

En base a las inscripciones recibidas (ya sea desde un formulario web, ya sea manualmente en la propia aplicación) la vista de detalle (no la de edición) del evento mostrará el número de asistentes en los diferentes estados del proceso: invitados, confirmados, pendientes, etc.

El valor indicado en Número máximo de asistentes será utilizado para el envío de alertas al usuario gestor del evento cuando se alcance un 80% de las plazas disponibles y cuando se alcance el 100%. De este modo el usuario gestor puede prever y/o tomar las decisiones oportunas en cuanto a cierre de nuevas inscripciones, etc.


Cierre de un evento

Tras la celebración del evento pueden actualizarse los datos económicos del mismo, marcar su estado como Cerrado (o Anulado, si fuera el caso), incorporar conclusiones que puedan ser de interés para eventos posteriores, etc.

Los estados Participa y No participa permiten, una vez celebrado el evento, marcar qué personas asistieron realmente al mismo.


Inscripción a eventos

Las inscripciones de personas, organizaciones o interesados a un evento pueden llevarse a cabo de cinco formas diferentes:

- Desde el módulo de Inscripciones.

- Desde el subpanel de Inscripciones de la vista de detalle del evento.

- Desde el subpanel de Inscripciones de la persona, organización o interesado.

- Cumplimentando un formulario web de inscripción.

- Utilizando la opción Añadir Lista de Público Objetivo en el botón de menú de acciones de la vista de detalle del evento.

Incorporar inscripciones con la opción "Añadir Lista de Público Objetivo" es  útil para eventos en los que los asistentes son siempre los mismos: cursos, sesiones terapéuticas grupales, juntas directivas, etc.


54.jpg


Datos relevantes al crear una inscripción:

- Es obligado indicar el Evento al que se vincula la inscripción y uno de los tres elementos que pueden registrarse: Persona, Organización o Interesado.

- La fecha y hora de inscripción al evento (para analizar la respuesta, pero también para tomar determinadas decisiones basadas en el orden de inscripción).

- Estado: es posible detallar aquí si el registro en cuestión está invitado o no, si ha confirmado la invitación, si la ha rechazado, si está pendiente de confirmación y, a posteriori, si realmente asistió o no. Este estado es el que sirve de base para los contadores de la ficha del evento.

- Tipo de participación: organizador, asistente, ponente, VIP (listado personalizable a criterio de la entidad).

- Marca de necesidades especiales para el inscrito (accesibilidad, alimentación, traducción, etc.). Cuando se marca la casilla se muestra automáticamente un campo de texto para detallar dichas necesidades.

- Como en el caso de las formas de pago y de otros módulos, la aplicación generará de forma automática el Nombre de la inscripción.


Volver al inicio