Configuración básica

De SinergiaCRM
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Área de Administración

La mayor parte de las tareas de configuración, administración y mantenimiento en SinergiaCRM se llevan a cabo desde el área de Administración. Los usuarios de tipo administrador pueden acceder a dicha área desde la opción Admin del menú de la esquina superior derecha de la pantalla.


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El área de administración se estructura en varias secciones: Usuarios, Sistema, Correo, Herramientas de Desarrollo, etc. Los elementos más relevantes de las diferentes secciones se describen en diferentes apartados de esta guía.


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Incorporación del logotipo de la entidad

El logotipo de la entidad se ubica en la parte superior izquierda del CRM y siempre está visible. Por defecto, SinergiaCRM muestra en esta posición su propio logotipo. Para sustituirlo es necesario ir a Admin / Sistema / Configuración / Subir nuevo logo.

La imagen puede ser en formato png o jpg. Las dimensiones recomendadas son de 212 píxeles de ancho por 40 de alto. Si la imagen cargada supera estas dimensiones se mostrará escalada y ajustada en un rectángulo de 212 x 40.

El nombre de archivo de la imagen no puede contener espacios en blanco.


Configuración general para enviar correo

Antes de entrar en el contenido específico de este apartado, hacemos mención a la posibilidad que ofrece el CRM de sustituir completamente el uso del gestor de correo habitual (Outlook, Thunderbird, Gmail, etc.) por uno integrado dentro del propio CRM. Aunque es una opción técnicamente posible, no se recomienda su utilización por dos razones: por un lado las herramientas que ofrecen los gestores habituales suelen ser más completas y de fácil utilización que las del CRM. Por el otro, es común que el número de mensajes de correo que se envían y se reciben sea muy elevado, pero que mayoritariamente no tenga sentido mantenerlos almacenados y organizados en el CRM.

Por todo ello se sugiere no usar, al menos de entrada, el cliente de correo del CRM como gestor habitual. Siempre será posible plantearse esta posibilidad en el futuro, cuando se conozca con mayor detalle el funcionamiento de la herramienta y se pueda valorar el cambio con conocimiento de causa.

Esto no quiere decir, sin embargo, que el CRM no tenga necesidad de enviar mensajes de correo electrónico en diversas circunstancias: envíos electrónicos masivos (por ejemplo, boletines), envíos electrónicos puntuales a individuos o grupos, avisos a usuarios del sistema, etc.

Para poder enviar estos mensajes el CRM necesita tener configurados los datos de una cuenta de correo y un servidor de correo saliente (SMTP) que se lo permita.

Ir a Admin / Correo / Configuración de correo.

- Aparte de las opciones predeterminadas (Gmail, Yahoo, Exchange) que ya aparecen semi-configuradas, existe la opción Otro que permite indicar una configuración genérica. Para la mayoría de organizaciones esta será la opción habitual.

- Hay que rellenar el nombre del servidor de correo (Servidor SMTP), activar la casilla Usar autentificación SMTP, indicar nombre de usuario (usuario SMTP, normalmente coincide con la dirección de correo) y contraseña (clave de paso SMTP). El puerto SMTP por defecto, el 25, suele ser correcto.

- Adicionalmente conviene activar la casilla Permite a los usuarios utilizar esta cuenta para correo saliente para evitar tener que configurar individualmente estas opciones para cada usuario.

- También hay que indicar el nombre y la dirección remitentes que verán los destinatarios de los mensajes cuando reciban correos generados automáticamente desde el CRM (avisos, alertas, etc.).

Una vez aportados los datos indicados es recomendable realizar una prueba de envío desde la misma pantalla, antes de guardar la configuración. Si el resultado es correcto, puede procederse al guardado.

Las entidades que alojan SinergiaCRM en los servidores comunes del proyecto es probable que necesiten incorporar su servidor SMTP a la configuración global del sistema, una operación que debe realizar el equipo técnico de SinergiaCRM. Si, después de configurar el correo según lo indicado, las pruebas de envío no funcionan se recomienda contactar con el equipo técnico a través del foro de soporte general, indicando el nombre del servidor SMTP de la entidad (normalmente del tipo smtp.nombre_entidad.org)

En el proceso de configuración del envío de correo cabe tener en cuenta esta posible incidencia: Prueba de envío de correo no funciona

 


Configuración para envío a través de los servidores de Gmail

1) Si se usa una cuenta de dominio gmail.com hay que configurarla con los siguientes datos:

 . Servidor SMTP: smtp.gmail.com

 . Puerto SMTP: 587

 . Encriptación: TLS

 . Contraseña: Para que el CRM no de un error de autentificación en Gmail, hay que generar una nueva contraseña distinta a la contraseña normal que tiene el correo electrónico que hemos puesto en la dirección remitente o el usuario SMTP.

2) Para conseguir la contraseña, hay que ir a la configuración de la cuenta de Gmail, apartado Inicio de sesión y seguridad y buscar la opción Verificación en 2 pasos. Si está desactivada, activarla (se necesitará un número de móvil).

3) Una vez activada la verificación en dos pasos, aparecerá justo debajo una nueva opción de menú para crear una contraseña de aplicación. Entrar y crear una nueva contraseña para una nueva aplicación que puede llamarse como se desee (por ejemplo, sinergiacrm). Esto generará una contraseña de 16 caracteres que es la que deberá indicarse en la configuración del correo del CRM. Con esta contraseña desparecerá el error de autentificación en gmail y generará el correo de prueba.

Nota: En aquellas entitdades que tienen cuentas de gmail sobre su propio dominio, es posible que al intentar activar la verificación en dos pasos no pase nada y no sea posible activarla. Cuando esto ocurre hay que identificarse en Gmail usando la cuenta que actúa como administradora del dominio de correo pues dicha cuenta es la única que puede dar permiso a las otras cuentas de la entidad para que puedan activar la verificación en dos pasos.

Configuración para envío a través de los servidores de Office 365

Las cuentas creadas vía cuentas Essencial de Microsoft Office 365 pueden dar error a la hora de configurarlas en el CRM. Concretamente, podemos llegarnos a encontrar que una cuenta de correo de una entidad funciona correctamente al configurarla y en cambio, otra cuenta de correo de la misma entidad no funcione.

Ejemplo:

[FATAL] SMTP -> ERROR:Password not accepted from server. Code: 535 Reply: 535 5.7.3 Authentication unsuccessful

Error emailing:The following From address failed: xxx@xxx.xxx
SMTP server error: 5.7.57 SMTP; Client was not authenticated to send anonymous mail during MAIL FROM [HE1PR0501CA0006.eurprd05.prod.outlook.com"

Esto es debido a que a la hora de crear las cuentas desde el paquete Office 365, estas cuentas no se crean de igual forma.

Por ejemplo, las cuentas que tienen marcada la opción ‘Buzón compartido de Outlook’ dan error a la hora de configurarlas en el CRM.

 

Configuración individual para enviar correo

Aparte de la configuración que acabamos de indicar, que es la genérica para el CRM y que permite la salida de los mensajes con independencia de quien los emita, hay que hacer una segunda configuración específica para cada usuario.

Si la hace un administrador del sistema, ir a Admin / Usuarios / Administración de Usuarios y elegir el usuario deseado. Si la hace el propio usuario, acceder a la ficha de usuario en el menú de la esquina superior derecha de la pantalla (Bienvenido, Nombre de usuario [Salir]).

Editar el perfil del usuario e ir a la sección Opciones de correo.

- Introducir la dirección electrónica. Es la que aparecerá como remitente en los mensajes generados y enviados por este usuario.

- Indicar qué cliente de correo se quiere utilizar. Esto determina el comportamiento del CRM cuando se hace clic sobre una dirección electrónica cualquiera que esté guardada en el CRM y a la que se quiera enviar un mensaje de correo electrónico. Si se escoge Sugar Email Client, al hacer clic sobre la dirección destinataria se abrirá el editor de correo del propio CRM. Si se escoge External Email Client, al hacer clic se abrirá el editor de correo habitual del usuario (Outlook, Thunderbird, etc.).

- Opcionalmente se pueden indicar valores específicos de nombre de usuario y contraseña para la autenticación en el servidor de correo saliente SMTP, pero si en la configuración general se ha marcado la casilla Permite a los usuarios utilizar esta cuenta para correo saliente, entonces no es necesario indicar estos dos datos (ver Configuración general para enviar correo).


Configuraciones específicas de SinergiaCRM - Módulo Constantes

Algunas de las funcionalidades específicas de SinergiaCRM precisan que la entidad usuaria configure determinados parámetros que le son propios antes de poder ser utilizadas de forma adecuada.

Estos parámetros se corresponden, fundamentalmente, con datos requeridos para la generación de los Cuadernos 19/SEPA (vinculados a la domiciliación bancaria de recibos), el Modelo 182 de Hacienda (declaración de aportaciones a entidades no lucrativas), para la recepción de pagos online mediante tarjeta vía TPV o Paypal, etc.

Estos parámetros se gestionan como registros del módulo Constantes, al que se puede acceder vía Admin / SinergiaCRM. Tal y como se ha indicado al principio de esta página, se recuerda que sólo los usuarios administradores tienen acceso a este módulo.

Es muy recomendable que dicho módulo quede visible únicamente para los usuarios con perfil Administrador de SinergiaCRM.

Encontraremos un listado extenso de parámetros, la gran mayoría de los cuales tiene ya un valor predefinido que en muchos casos no deberá modificarse.


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Para cada uno de estos parámetros encontraremos una descripción y un valor que deberemos ajustar, si es necesario, a las características de nuestra organización.

A continuación se muestra, a modo de ejemplo, la vista de detalle de uno de estos parámetros.


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Personalización de la pantalla de inicio

La página de inicio del CRM permite ofrecer una visión rápida de la información más relevante para el usuario cuando éste inicia la sesión de trabajo, tanto de las tareas que tenga asignadas (reuniones, llamadas, etc.) como de los últimos registros introducidos en determinados módulos. También es posible, por ejemplo, mostrar información de un sitio web externo mediante la sindicación de contenido por RSS.

La información de la página de inicio se organiza mediante cajas de contenido llamadas dashlets. Un dashlet puede ser eliminado, desplazado a una posición diferente o configurado para que muestre unos datos concretos en base a determinados criterios de filtrado.

- Para incorporar un nuevo dashlet a la página de inicio pulsar el botón Añadir Dashlets situado en la parte superior derecha de la propia página de inicio. Elegir el módulo deseado. Al hacer clic, aparecerá en la parte superior izquierda de la página de inicio. Después se puede arrastrar a la posición que se desee (al igual que con cualquiera de los dashlets ya presentes).


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- Para modificar la apariencia de un dashlet (título, columnas, etc.) hacer clic sobre el lápiz que aparece en su esquina superior derecha.

- Para eliminar un dashlet de la página de inicio hacer clic sobre la cruz que aparece en su esquina superior derecha.

- Para actualizar el contenido de un dashlet hacer clic sobre la doble flecha circular que aparece en su esquina superior derecha.


La vista resultante para el usuario al entrar en la aplicación podría tener un esquema como el que se muestra en la imagen siguiente.


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