Búsqueda y combinación de duplicados

De SinergiaCRM
Saltar a: navegación, buscar

Controles para evitar la creación de registros duplicados

Permiten detectar posibles duplicados antes de que se produzcan. La generación de duplicados se puede producir al crear nuevos registros, ya sea a través de la vista de edición (o de la vista de creación rápida) o mediante procesos de importación.


Creación de un registro a través de la vista de edición

A continuación se describe el proceso de detección de duplicados en la creación de un registro nuevo en el módulo de Personas. Para el de Organizaciones funciona de forma análoga.

En el momento de la creación de un nuevo registro de Persona, se tienen en cuenta los siguientes campos:

  • Nombre y apellidos
  • Correo electrónico

Al dar de alta a una persona cuyos nombre y apellidos o cuyo correo electrónico coincidan con los de otra ya existente en el CRM, aparecerá una pantalla con la lista de posibles duplicados encontrados y se ofrecerá al usuario elegir entre continuar con el proceso de creación o cancelarlo.


Lista duplicados.png


Cabe tener en cuenta que al editar un registro ya creado anteriormente este proceso de detección de posibles duplicados no se realiza; sólo se ejecuta en la creación inicial.


Creación de registros mediante procesos de importación

En el paso cuarto y final de un proceso de importación de datos se permite al usuario seleccionar los campos (denominados índices en el interfaz) que desea usar para detectar posibles duplicados.


Paso 4.png


Mediante intervención en el código de la aplicación es posible incluir otros campos en la lista de los disponibles para la detección de posibles duplicados. En caso de necesidad deberá solicitarse al equipo técnico de SinergiaCRM.

Finalizado el proceso de importación, en la pantalla de resultados se indicará cuántos registros no han sido incorporados al sistema por haber sido considerados posibles duplicados de otros ya existentes. En la pestaña de registros duplicados aparecerá el listado correspondiente.


Duplicados.png


Métodos de búsqueda y combinación de duplicados ya existentes

Permiten detectar posibles duplicados entre los registros ya existentes y producir un único registro a partir de la combinación de los posibles registros duplicados.

Detección de duplicados

Para buscar posibles duplicados existen dos opciones:

  • Usar el buscador de la vista de lista de cualquier módulo con los criterios de filtrado oportunos y seleccionar entre los resultados mostrados los registros considerados como duplicados.


Busqueda de lista.png


  • En la vista de detalle de un registro determinado que se sospeche duplicado de otro(s), seleccionar la opción Buscar duplicados del menú de acciones.


Buscar duplicats.png


A continuación se mostrará una pantalla con los siguientes elementos:

  • Campos disponibles por los que podemos filtrar. Podemos añadir el campo al filtro activo haciendo clic en él.
  • Campos activos en el filtro. Si eliminamos el campo del filtro (mediante el icono de la papelera) el campo pasará a estar como disponibile.
  • Tipos de filtro. Permite indicar el nivel de coincidencia esperado para cada uno de los campos.
  • Valores a buscar. Permite modificar los valores por los que buscaremos los posibles duplicados.


Deteccion.png


En el paso siguiente se mostrará la lista de registros que cumplen con el filtro especificado y se mostrará la opción de Realizar Combinación.


Lista duplicados 2.png


Combinación de registros

Una vez detectados los registros duplicados debe procederse a su combinación, es decir, a conservar uno y eliminar el resto previa incorporación de los datos relevantes al que se va a conservar. Para ello se usará la opción Realizar Combinación (si el proceso se ha iniciado en la vista de detalle de un registro) o Combinar Duplicados (si el proceso se ha iniciado en la vista de lista de un módulo).

En la pantalla de combinación de registros aparecerá, de izquierda a derecha:

  • Una columna con los campos combinables.
  • Una columna con los datos del registro que se mantendrá.
  • Una o más columnas con los registros que se eliminarán.

En este punto del proceso, pues, se determina qué valores tendrá el registro resultante en sus diferentes campos. Hecha la selección, deberá pulsarse en Guardar Combinación, procediendo el sistema a guardar el registro superviviente y a eliminar el resto.


Combinar.png


Configuración de campos implicados en la detección y combinación de duplicados

La lista de campos disponibles que aparecen en las pantallas de búsqueda y combinación de duplicados pueden ser configuradas a voluntad. Para ello, es necesario modificar el parámetro Combinar Duplicados en la definición del campo correspondiente: Administración / Estudio / Módulo a modificar / Campos / Campo a modificar

El campo editado aparecerá para combinar y/o buscar duplicados en función del valor del parámetro Combinar duplicados, que puede presentar los siguientes valores:

  • Desactivado (Disabled): el campo no aparecerá en los filtros de búsqueda de duplicados ni aparecerá en la pantalla de combinar duplicados.
  • Habilitado: el campo aparecerá en la lista de campos a combinar, pero no se usará para encontrar duplicados.
  • En filtro: el campo aparecerá como campo para combinar y como campo disponible para buscar duplicados, aunque en este último caso no estará activado por defecto, sino que habrá que añadirlo a la lista de filtros en el momento de buscar duplicados.
  • Filtro seleccionado por defecto: indica que el campo aparecerá como campo para combinar y además estará seleccionado por defecto en el filtro de búsqueda de duplicados. Aunque se indique esta opción el campo podrá no usarse en el momento de la búsqueda.
  • Sólo fitro: el campo aparecerá disponible para buscar duplicados, aunque no estará disponible como campo para combinar.


Edicion campo.png


Volver al índice